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Comment encourager une bonne participation en réunion ?
Si les réunions demeurent un excellent moyen de mettre en commun les idées, de débattre et surtout de décider pour 62% des cadres*, leur efficacité est de plus en plus contestée. Voici quelques conseils pour redonner envie à vos collaborateurs et vous assurer de leur attention.
Réunions trop fréquentes (24 jours par an pour les cadres), trop longues (1h20 en moyenne), pas assez interactives… Les critiques sont nombreuses et leur format entame bien souvent la concentration des participants.
Après avoir vu comment casser la routine en réunion, voici quelques conseils pour redonner envie à vos collaborateurs et vous assurer de leur attention.
Assouvir le besoin de reconnaissance
Le premier levier de motivation est sans aucun doute d’assouvir le besoin de reconnaissance inhérent à tout être humain et par conséquent de vos collaborateurs.
Un leader connaît et reconnaît les qualités de ses équipes et les valorise. Un simple manager ne souligne bien souvent que les erreurs.
En réunion n’hésitez donc pas à appeler vos collaborateurs par leur prénom, associez-les à l’ordre du jour, demandez-leur quels sujets ils souhaitent aborder et faites-en sorte que les avis les plus pertinents figurent dans le contenu et dans le compte rendu de la réunion.
Participation et leadership garantis !
Offrir une ambiance dynamique et décontractée
Nous avons tous assisté à des réunions soporifiques, organisées après la pause déjeuner ou un vendredi en fin d’après-midi… Rien de pire pour encourager les participants à attendre que ça passe en regardant la pendule.
Pour éviter cela, il est essentiel que votre réunion soit vivante, voire distrayante. Après tout, personne n’aime les réunions trop formelles. Alors n’hésitez pas à vous montrer détendu(e) et à agrémenter vos réunions d’une dose de décontraction, voire de jeux.
Organiser des équipes, lancer des mini-challenges en temps limité, comptez les points après chaque bonne intervention… Ou toute autre idée qui pourrait apporter un côté ludique à votre meeting.
Les résultats n’en seront que meilleurs !
Montrer les dents si besoin (mais en douceur)
Si toutefois cette méthode ne devait pas fonctionner, il est toujours possible d’exiger cette participation. Le message peut être véhiculé en douceur mais il doit néanmoins être affirmé et très clair pour tout le monde.
Après tout, la participation attendue n’est autre que la contrepartie de la reconnaissance portée aux collègues que vous avez conviés pour vous aider.
Casser les codes, expérimenter les nouveaux outils numériques
Si vos équipes en ont assez de toujours se réunir dans la même salle sans fenêtres ou au sous-sol, pourquoi ne pas essayer un nouveau format ?
La conférence téléphonique qui permet par exemple d’être en réunion depuis chez soi, ou depuis son yacht ; le stand-up meeting pour éviter les siestes et passer moins de temps assis devant son ordinateur ; ou encore les logiciels de projets partagés comme Planner, Slack ou Trello qui permettent de mettre en commun toutes les informations et limitent l’envoi de mails inutiles.
Sinon, vous avez toujours la possibilité d’organiser une réunion informelle autour d’un pique-nique au soleil. Participation garantie !
* Sources de tous les chiffres mentionnés dans l’article : baromètre annuel Wisembly / IFOP
