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Come incoraggiare una buona partecipazione alla riunione?
Mentre le riunioni rimangono un ottimo mezzo per mettere in comune le idee, discutere e, soprattutto, decidere per i manager di 62%*, la loro efficacia è sempre più messa in discussione. Ecco alcuni consigli per far sì che i vostri collaboratori vi desiderino di nuovo e per essere sicuri che siano attenti..
Incontri troppo frequenti (24 giorni all'anno per i dirigenti), troppo lunghi (in media 1h20), non abbastanza interattivi... Le critiche sono numerose e il loro formato spesso riduce la concentrazione dei partecipanti.
Dopo aver visto come rompere la routine della riunionequesto è alcuni consigli per far sì che i vostri dipendenti vi desiderino di nuovo e per essere sicuri che siano attenti..
Soddisfare il bisogno di riconoscimento
La prima leva di motivazione è senza dubbio quella di soddisfare il bisogno di riconoscimento insito in ogni essere umano e di conseguenza nei vostri dipendenti.
Un leader conosce e riconosce le qualità delle sue squadre e le valorizza. Un semplice manager spesso fa notare solo gli errori.
Nelle riunioni, quindi, non esitate a chiamare i vostri collaboratori per nome, inseriteli nell'ordine del giorno, chiedete loro quali argomenti desiderano discutere e assicuratevi che le opinioni più rilevanti siano inserite nel contenuto e nel verbale della riunione.
Partecipazione e leadership garantite!
Offrendo un'atmosfera dinamica e rilassata
Abbiamo tutti partecipato a riunioni soporifere, che si tengono dopo la pausa pranzo o nel tardo pomeriggio del venerdì... Niente di peggio per incoraggiare la gente ad aspettare che passi guardando l'orologio.
Per evitare questo, è essenziale che il vostro incontro sia vivace, anche distraente. Dopotutto, a nessuno piacciono gli incontri troppo formali. Quindi non esitate a rilassarvi e aggiungete una dose di divertimento e giochi alle vostre riunioni.
Organizzare squadre, lanciare mini-sfide in un tempo limitato, contare i punti dopo ogni buon intervento... O qualsiasi altra idea che possa portare un lato ludico al vostro incontro.
I risultati non potranno che migliorare!
Mostrare i denti se necessario (ma delicatamente)
Tuttavia, se questo metodo non funziona, è sempre possibile richiedere questa partecipazione. Il messaggio può essere trasmesso senza problemi, ma deve essere comunque assertivo e molto chiaro a tutti.
Dopo tutto, la partecipazione prevista non è altro che la contropartita del riconoscimento dato ai colleghi che avete invitato ad aiutarvi.
Rompere i codici, sperimentare nuovi strumenti numerici
Se le vostre squadre sono stanche di riunirsi sempre nella stessa stanza senza finestre o nel seminterrato, perché non provare un nuovo formato?
Per esempio, le conference call che permettono di essere in riunione da casa o dallo yacht; le riunioni in piedi per evitare i pisolini e passare meno tempo seduti davanti al computer; o i software di progetto condiviso come Pianificatore, Allentamento oppure Trello che permettono di condividere tutte le informazioni e limitare l'invio di e-mail inutili.
In alternativa, si può sempre organizzare un incontro informale intorno a un picnic al sole. Partecipazione garantita!
* Fonti di tutte le cifre citate nell'articolo: Wisembly / IFOP barometro annuale