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Comment casser la routine et maintenir l’attention en réunion ?
Réunion d’équipe le lundi matin pour planifier la semaine, brainstorming le mardi sur un nouveau projet, réunion des managers le jeudi et pire que tout… réunion de crise le vendredi après-midi à laquelle personne n’a envie d’aller tant la perspective du weekend est déjà dans toutes les têtes…
En entreprise, les réunions se suivent et se ressemblent. Souvent chronophages, parfois stériles, elles ne portent pas toujours les fruits espérés. En cause, des horaires parfois mal adaptés, un déroulement formaté, des temps de prises de paroles inégaux et souvent, un rythme peu dynamique et des méthodes qui manquent d’originalité.
Voici donc quelques solutions pour casser cette routine et relancer l’attention et la motivation de votre auditoire !
1. Privilégiez les réunions le matin
Cela paraît évident mais dans rush du quotidien on a souvent tendance à « caler » une réunion dans un calendrier plutôt qu’à la prévoir à un horaire propice à la concentration. Il est donc conseillé de préférer le matin, moment où le cerveau est le plus efficace, à la fin de journée ou après la pause déjeuner lorsque tout le monde a envie de faire la sieste dans une de ces fameuses « nap rooms » à la mode au Japon.
2. NE VOUS ÉTERNISEZ PAS
Selon une étude Ifop*, l’attention des cadres décroche en moyenne au bout de 52 minutes de réunion. Et après seulement 30 minutes pour 23% d’entre eux. Pourtant, la durée moyenne d’une réunion est de 1h19. C’est ainsi 27 minutes de temps de travail perdu par personne à chaque réunion. A raison de trois réunions par semaine en moyenne pour les cadre, faites le calcul… Bien gérer le temps est donc primordial
3. Ne négligez pas les temps de pause
Si votre réunion de travail est de style atelier/workshop, il est clair que vous n’en verrez pas le bout après seulement 30 minutes. Dans ce cas, pensez à séquencer l’ensemble en petits modules thématiques sous forme de sprint. 10 minutes de questions/réponses, 15 minutes de réflexion/propositions, 5 minutes de restitution par exemple. C’est bien connu, plus on dispose de temps pour effectuer une tâche, plus celle-ci nous prendra du temps.
Le travail en temps limité est toujours plus efficace ! Et entre différentes séquences, pensez à ménager des temps de pause. Une bonne coupure permet de remobiliser l’attention.
4. Rendez vos collaborateurs acteurs De LA réunion
Rien de pire que de voir un auditoire inactif, qui ne suit pas les échanges, répond à ses mails (voire à un texto !) et assiste passivement à la réunion. Mais c’est bien souvent le symptôme d’une réunion mal animée ! A vous de savoir capter votre public pour le faire interagir. Invitez-les à écrire leurs idées plutôt qu’à les formuler à l’oral par exemple.
Répartissez vos collaborateurs en petites équipes, voire en tandem pour favoriser l’émulation ! Chaque équipe voudra donner le meilleur d’elle-même et les performances n’en seront que meilleures. Incitez-les à débattre des propositions des uns et des autres… Le secret est que chacun se sente acteur de la réunion plutôt que d’avoir la sensation d’assister à un cours magistral.
5. Invitez un intervenant extérieur
Faire participer quelqu’un d’extérieur à l’entreprise peut-être un vrai plus pour apporter un regard neuf sur un aspect de votre travail. Une comédienne peut par exemple faire un sketch de sensibilisation sur le thème du sexisme en entreprise, un sportif de haut niveau peut venir expliquer l’importance du travail en équipe… tout est possible ! L’important est de casser la routine et de toujours distiller un peu d’humour dans vos échanges. Travailler dans la bonne humeur, c’est toujours mieux !
*Sondage Ifop – Wisembly, Cadre & Vie au travail, mars 2015
