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ALL CONNECT: as suas reuniões no grupo ACCOR conetam-se ao mundo
O mundo mudou. Caso os encontros presenciais retornem, fazem-no mantendo as vantagens herdadas do vertiginoso progresso das reuniões virtuais durante a pandemia. O resultado são reuniões híbridas, que conetam participantes físicos com outros intervenientes remotos numa só experiência. Este é o significado da proposta do grupo ACCOR com a sua oferta ALL CONNECT, uma solução inovadora, de tipologia “chave na mão” e fácil de usar. Conforme Anthony LETRILLARD, subdiretor de vendas e do Novotel Paris Rueil-Malmaison (França), esta solução permite “uma reunião cara a cara que integra a inteligência da videoconferência”.Como é que funciona?
Facilidade de uso imensa !
A solução baseia-se na plataforma Microsoft Teams, o que permite maximizar a sua acessibilidade. A Microsoft equipa 90% dos parques informáticos das empresas, o que faz com que as interfaces para os utilizadores não se multipliquem.
O uso é extremamente simples. Na altura da reserva, o cliente insere o seu e-mail, graças ao qual pode ter acesso à sua reunião híbrida diretamente do tablet localizado na sala de reuniões, sem a necessidade de outras configurações. A solução não requer pessoal durante a reunião, embora as equipas do hotel assessorem o cliente no caso de dúvidas.
Quais são os elementos que estão incluídos?
O ALL CONNECT inclui os seguintes elementos:
– Um tablet, que será a base de controlo da reunião.
– Um ecrã principal, para mostrar a apresentação da reunião.
– Outro ecrã com câmara integrada. Neste ecrã, os assistentes presenciais podem ver os intervenientes que estão conetados em remoto ou ver o conteúdo dos seus ecrãs, caso os estiverem a partilhar. A câmara é controlada a partir do tablet e de um telecomando específico, podendo ser orientada na direção desejada pelo cliente.
– A gravação do som é feita com microfones em diferentes sítios da sala (os seus lugares podem ser alterados). O sistema é inteligente e identifica a pessoa que está a falar conforme o que a câmara vê (movimento dos lábios) e a origem do som. Isto permite que a câmara sempre mostre a pessoa que fala.
– A conexão realiza-se mediante cabo de rede ou Wi-Fi. Para além disso, a solução é móvel (os ecrãs têm rodas), pelo que se pode conetar em qualquer dependência.
É possível gravar a reunião (como no Teams), o que permite o uso posterior deste conteúdo. Não nos esqueçamos que esta possibilidade de gravação é um importante valor acrescentado das reuniões virtuais ou híbridas.
Por último, um complemento opcional em alguns hotéis é o ecrã Surface Hub, dispositivo interativo e colaborativo, uma solução para pequenos grupos de trabalho (6 a 10 pessoas) que podem fazer apontamentos no ecrã ou realizar capturas de ecrã. Para necessidades audiovisuais mais sofisticadas, os hotéis possuem colaboradores audiovisuais que podem completar esta solução “chave na mão”.
Evidentemente, o resto dos serviços do hotel completam esta solução técnica, seja por meio da experiência gastronómica ou pelas normas de segurança e saúde (graças à certificação ALLSAFE).
Muitas possibilidades…
Com este sistema, é possível realizar reuniões entre 2 pessoas até uma de 50 intervenientes conetados à distância (e aparecendo entre as janelas dos participantes), mas também pode ser utilizado via broadcast, ou seja, que os convidados vejam a apresentação e o apresentador, sem aparecerem, com um número quase ilimitado de conexões.
Uma solução segura
Segundo Anthony LETRILLARD, esta é uma pergunta feita por muitos clientes, especialmente do tipo corporativos. Não há problema! Por um lado, a gestão da segurança da conetividade é responsabilidade da ACCOR e, para a garantir, a solução funciona numa rede Wi-Fi específica (não visível para os demais hóspedes do hotel), ou por uma conexão por cabo, e é encriptada. Por outro lado, a segurança das videoconferências em si é proporcionada pelo Microsoft Teams.
Um desenvolvimento e adaptação ao contexto em marcha forçada
A ACCOR foi consideravelmente recetiva e os primeiros passos do ALL CONNECT remontam ao começo da pandemia. O primeiro equipamento foi comprado em maio de 2020 e o ALL CONNECT foi lançado oficialmente em setembro de 2020. Posteriormente, foi implementado em todos os países em abril de 2021. Atualmente, mais de 700 hotéis ACCOR na Europa podem acolher as suas reuniões híbridas.
Multiplicidade de clientes e usos
Segundo Anthony LETRILLARD, os usos podem ser de todos os tipos: sessões de formação, apresentações de informação puramente top-down, sessões de intercâmbio de dados e brainstorming em grupo, reuniões de motivação e formação de equipas, reuniões muito exclusivas e estratégicas (ComEx ou CoDir).
A solução é mais do que um detalhe ou uma melhoria suplementar: muitos clientes regressaram especificamente para ter o ALL CONNECT porque lhes permite realmente um novo tipo de reuniões.
…com um sólido valor acrescentado, reconhecido pelos clientes
Os organizadores reconhecem o valor da solução para as suas reuniões, bem como a sua simplicidade. “Muito obrigado por poder manter a atividade da empresa, realizando reuniões em tempos de pandemia, confinamentos e restrições”, comentou um organizador. Outro elogiou “o efeito surpresa quando o cliente chega, pela qualidade dos equipamentos oferecidos, pela acolhida personalizada, pela instalação e pela facilidade de utilização”. Portanto, a impressão dos participantes é outro valor determinante desta solução. A facilidade é outro ativo-chave, em particular, a “comodidade de uso com a adição de um ambiente do Teams, conhecido por todos”.
A reunião do futuro?
“O encontro híbrido generalizar-se-á. Inclusive pode chegar a converter-se em algo como a rede wi-fi, considerada atualmente um standard. As pessoas querem viajar menos (por razões de economia, ecologia, gestão do tempo) e o home office acelerou este fenómeno”. Esta é a conclusão de Anthony LETRILLARD. O futuro dirá…
