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ALL CONNECT: i tuoi meeting su ACCOR si connettono con il mondo
Il mondo è cambiato. Anche se gli incontri faccia a faccia stanno tornando, conservano i vantaggi ereditati dalla crescita vertiginosa che i meeting virtuali hanno avuto durante la pandemia. Il risultato sono meeting ibridi, che collegano partecipanti presenti alla riunione a partecipanti da remoto in un’unica esperienza. Questo il senso della proposta del gruppo ACCOR con la sua offerta ALL CONNECT, una soluzione innovativa, chiavi in mano e di facile utilizzo. Secondo Anthony LETRILLARD, vice direttore vendite e di Novotel Paris Rueil-Malmaison, in Francia, questa soluzione consente “un meeting faccia a faccia che integra l’intelligenza della videoconferenza”. Come funziona?
Grande facilità d’uso
La soluzione si basa sulla piattaforma Microsoft Teams, che consente di ottimizzarne l’accessibilità. Microsoft equipaggia il 90% dei parchi informatici aziendali, il che significa che le interfacce utente non si moltiplicano.
L’uso è estremamente semplice. Al momento della prenotazione, il cliente inserisce la propria email, grazie alla quale può accedere direttamente al proprio meeting ibrido dal tablet situato nella sala meeting, senza la necessità di ulteriori configurazioni. La soluzione non richiede personale durante il meeting, anche se lo staff dell’hotel assisterà il cliente in caso di dubbi.
Quali componenti include?
ALL CONNECT include i seguenti componenti:
– Un tablet che sarà la console di controllo del meeting.
– Un display principale per visualizzare la presentazione del meeting.
– Un altro display con fotocamera integrata. In questo display, i partecipanti presenti possono visualizzare coloro che sono connessi in remoto o visualizzare il contenuto sul display se condiviso. La fotocamera è controllata dal tablet e da un telecomando specifico e può essere orientata nella direzione desiderata dal cliente.
– La registrazione del suono avviene per mezzo di microfoni posizionati in diversi punti della sala (e che possono essere spostati). Il sistema è intelligente e identifica la persona che sta parlando in base a ciò che la fotocamera rileva (movimento delle labbra) e alla fonte del suono, consentendo alla fotocamera di mostrare in ogni istante chi sta parlando.
– La connessione avviene tramite presa di rete o Wi-Fi. Inoltre, la soluzione è mobile (i display hanno le ruote), quindi è possibile connettersi in qualsiasi stanza.
Il meeting può essere registrato (come in Teams), consentendo così un uso successivo del suo contenuto. Non dimentichiamo che questa possibilità di registrazione è un importante valore aggiunto dei meeting virtuali o ibridi.
Infine, un componente aggiuntivo opzionale in alcuni hotel è il Surface Hub interattivo e collaborativo, una soluzione per piccoli gruppi di lavoro (da 6 a 10 persone) che possono prendere appunti sullo schermo o realizzare uno screenshot. E, per esigenze audiovisive più sofisticate, gli hotel hanno partner audiovisivi che possono completare questa soluzione chiavi in mano.
Naturalmente, il resto dei servizi alberghieri completano questa soluzione tecnica, con l’esperienza gastronomica e le norme di sicurezza e salute grazie al brand ALLSAFE.
Tantissime possibilità…
Questo sistema consente di realizzare sia un meeting tra 2 persone che uno con 50 partecipanti collegati da remoto (e che appaiono tra le finestre utenti), ma può anche essere utilizzato in modalità broadcast, cioè con gli ospiti in grado di vedere la presentazione e il relatore, ma senza essere mostrati), con un numero quasi illimitato di connessioni.
Una soluzione sicura
Secondo Anthony LETRILLARD, molti clienti, specialmente le aziende, gli domandano se sia una soluzione sicura. Nessun problema! Da un lato, la gestione della sicurezza della connettività è responsabilità di ACCOR e, per garantire ciò, la soluzione funziona attraverso una specifica rete Wi-Fi (non visibile agli altri ospiti dell’hotel), o tramite connessione via cavo crittografata. D’altra parte, la sicurezza della videoconferenza stessa è fornita da Microsoft Teams.
Un’evoluzione e un adattamento al contesto in rapido sviluppo
ACCOR è stata estremamente reattiva e i primi passi di ALL CONNECT risalgono all’inizio della pandemia. La prima apparecchiatura è stata acquistata nel maggio 2020 e ALL CONNECT è stato lanciato ufficialmente nel settembre 2020 e poi distribuito in tutti i paesi dal mese di aprile 2021. Attualmente oltre 700 hotel ACCOR in Europa possono ospitare i tuoi meeting ibridi.
Molteplicità di clienti e usi
Secondo Anthony LETRILLARD, gli usi possono essere molteplici: sessioni di formazione, presentazioni di informazioni puramente top-down, scambio di dati e sessioni di brainstorming di gruppo, riunioni motivazionali e team building, meeting molto esclusivi e strategici (ComEx o CoDir).
E la soluzione è più di un dettaglio o un miglioramento marginale: molti clienti sono tornati appositamente per utilizzare ALL CONNECT, perché permette davvero un nuovo tipo di meeting.
… con un grosso valore aggiunto, riconosciuto dai clienti
Gli organizzatori riconoscono il valore della soluzione per i loro meeting, così come la sua facilità d’uso. “Grazie per averci permesso di garantire l’attività aziendale, potendo effettuare riunioni durante la pandemia, il lockdown e le restrizioni”, ha detto un organizzatore. Un altro elogia “l’effetto sorpresa quando arriva il cliente, per la qualità delle attrezzature disponibili, per l’accoglienza personalizzata, l’installazione e la facilità d’uso”. L’impressione che suscita nei partecipanti è pertanto un altro valore aggiunto di questa soluzione. E la facilità è un’altra risorsa chiave, in particolare la “praticità a cui vanno aggiunti i vantaggi del contesto di Teams noto a tutti”.
Il meeting del futuro?
“Assisteremo alla diffusione del meeting ibrido. Può anche diventare qualcosa come il Wi-Fi, ora considerato uno standard. La gente vuole viaggiare meno di prima (per motivi legati al risparmio, all’ecologia, alla gestione del tempo) e lo smart working ha accelerato questo fenomeno”, tale è la conclusione di Anthony LETRILLARD. Chissà cosa ci riserverà il futuro…
