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ALL CONNECT: tus reuniones en ACCOR se conectan con el mundo

El mundo ha cambiado. Y si vuelven los encuentros presenciales lo hacen manteniendo las ventajas heredadas del vertiginoso desarrollo que tuvieron los encuentros virtuales durante la pandemia. El resultado son reuniones híbridas, que conectan a participantes en persona y participantes remotos en una sola experiencia. Este es el significado de la propuesta del grupo ACCOR con su oferta ALL CONNECT, una solución innovadora, llave en mano y fácil de usar. Según Anthony LETRILLARD, subdirector de ventas y de Novotel Paris Rueil-Malmaison, en Francia, esta solución permite “una reunión cara a cara que integra la inteligencia de la videoconferencia”. ¿Como funciona?

Gran facilidad de uso

La solución se basa en la plataforma Microsoft Teams, lo que permite maximizar su accesibilidad.  Microsoft equipa el 90% de los parques informáticos de las empresas, lo que hace que no se multipliquen las interfaces para los usuarios.

El uso es extremadamente simple. En el momento de la reserva, el cliente ingresa su correo electrónico, gracias al cual puede acceder directamente a su reunión híbrida desde la tableta ubicada en la sala de reuniones, sin necesidad de realizar más configuraciones. La solución no requiere personal durante la reunión, aunque los equipos del hotel asistirán al cliente en caso de duda.

 

¿Qué elementos incluye?

ALL CONNECT incluye los siguientes elementos:

– Una tablet que será la base de control de la reunión.

– Una pantalla principal para mostrar la presentación de la reunión.

– Otra pantalla con cámara integrada. En esta pantalla, los asistentes presenciales pueden ver a los que están conectados de forma remota o ver el contenido de su pantalla si lo comparten. La cámara se controla desde la tablet y desde un mando a distancia específico, pudiendo orientarse en la dirección que el cliente desee.

– La grabación del sonido se realiza mediante micrófonos en diferentes lugares de la sala (y que se pueden mover). El sistema es inteligente, e identifica a la persona que habla según lo que ve la cámara (movimiento de los labios) y el origen del sonido, lo que permite que la cámara muestre a la persona que habla, en todo momento.

– La conexión se realiza mediante toma de red o Wi-Fi. Además, la solución es móvil (las pantallas tienen ruedas), por lo que se puede conectar en cualquier estancia.

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La reunión se puede grabar (como en Teams), lo que permite el uso posterior de este contenido. No olvidemos que esta posibilidad de grabación es un importante valor añadido de las reuniones virtuales o híbridas.

Por último, un complemento opcional en algunos hoteles es la pantalla interactiva y colaborativa Surface Hub, una solución para pequeños grupos de trabajo (6 a 10 personas) que pueden tomar notas en la pantalla o mantener una captura de pantalla. Y, para necesidades audiovisuales más sofisticadas, los hoteles cuentan con colaboradores audiovisuales que pueden completar esta solución llave en mano.

Por supuesto, el resto de servicios del hotel completan esta solución técnica, ya sea la experiencia gastronómica o las normas de seguridad y salud gracias al sello ALLSAFE.

 

 
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Muchas posibilidades…

Este sistema permite desde una reunión de 2 personas hasta una de 50 personas conectadas a distancia (y apareciendo entre las ventanas de los participantes), pero también se puede utilizar en modo broadcast, es decir, que los invitados ven la presentación y el ponente, pero no se muestran), con un número casi ilimitado de conexiones.

Una solución segura

Según Anthony LETRILLARD, esta es una pregunta que le hacen muchos clientes, sobre todo, corporativos. ¡No hay problema! Por un lado, la gestión de la seguridad de la conectividad es responsabilidad de ACCOR y, para garantizarla, la solución funciona en una red Wi-Fi específica (no visible para los demás huéspedes del hotel), o mediante conexión por cable, encriptada. Por otro lado, la seguridad de las videoconferencias en sí la proporciona Microsoft Teams.

Un desarrollo y adaptación al contexto a marchas forzadas

ACCOR ha sido extremadamente receptivo y los primeros pasos de ALL CONNECT datan del comienzo de la pandemia. El primer equipo se compró en mayo de 2020 y ALL CONNECT se lanzó oficialmente en septiembre de 2020 y, luego, se implementó en todos los países en abril de 2021. Hoy, más de 700 hoteles ACCOR en Europa pueden albergar sus reuniones híbridas.

 

Multiplicidad de clientes y usos

Según Anthony LETRILLARD, los usos pueden ser de todo tipo: sesiones de formación, presentaciones de información puramente top-down, sesiones de intercambio de datos y brainstorming en grupo, reuniones de motivación y formación de equipos, reuniones muy exclusivas y estratégicas (ComEx o CoDir).

Y la solución es más que un detalle o una mejora marginal: muchos clientes han regresado específicamente para tener ALL CONNECT, porque realmente les permite un nuevo tipo de reunión.

 

… con fuerte valor añadido, reconocido por los clientes

Los organizadores reconocen el valor de la solución para sus reuniones, así como su simplicidad. “Gracias por poder mantener la actividad de la empresa, realizando reuniones en tiempos de pandemia, confinamientos y restricciones”, comentó un organizador. Otro elogia “el efecto sorpresa cuando llega el cliente, por la calidad de los equipos ofrecidos, por la acogida personalizada, la instalación y la facilidad de uso”. La impresión en los participantes es, por lo tanto, otro valor clave de esta solución. Y la facilidad es otro activo clave, en particular la “comodidad de uso con la adición de un entorno de Teams conocido por todos”.

 

 
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¿La reunión del futuro?

“El encuentro híbrido se generalizará. Incluso puede llegar a convertirse en algo como la wifi, ahora considerada un estándar. La gente quiere viajar menos (por razones de economía, ecología, gestión del tiempo) y el teletrabajo ha acelerado este fenómeno”, tal es la conclusión de Anthony LETRILLARD. El futuro dirá…