Partager
ALL CONNECT : vos réunions chez ACCOR se connectent avec le monde
Le monde a changé. Et si les réunions présentielles reviennent, elles le font en maintenant les aspects positifs hérités du développement vertigineux qu’ont eu les réunions virtuelles pendant la pandémie. Le résultat sont les réunions hybrides, qui connectent les participants en présentiel et à distance en une même expérience. C’est le sens de la proposition du groupe ACCOR avec son offre ALL CONNECT, une solution innovante, clés-en-main, et facile d’utilisation. Selon Anthony LETRILLARD, sales & deputy manager du Novotel Paris Rueil-Malmaison en France, cette solution permet « une réunion présentielle intégrant l’intelligence de la visioconférence ». Comment fonctionne-t-elle ?
Une grande simplicité d’usage !
La solution se base sur la plateforme Microsoft Teams, ce qui permet de maximiser son accessibilité : Microsoft équipe 90% des parcs informatiques des entreprises, ce qui permet de ne pas multiplier les interfaces pour les utilisateurs.
L’utilisation est extrêmement simple : au moment de la réservation, le client entre son email, grâce auquel il pourra accéder directement à sa réunion hybride depuis la tablette disposée dans la salle de réunion, sans besoin de plus de paramétrages. La solution ne nécessite pas de personnel pendant la réunion, même si les équipes de l’hôtel assisteront le client en cas de doute.
Quelle architecture ?
ALL CONNECT compte les éléments suivants :
– Une tablette qui sera la base de contrôle de la réunion.
– Un écran principal pour montrer la présentation de la réunion.
– Un autre écran avec caméra intégrée. Sur cet écran, les participants présentiels peuvent voir ceux qui sont connectés à distance ou voir le contenu de leur écran s’ils le partagent. La caméra se contrôle depuis la tablette et depuis une télécommande spécifique, et peuvent s’orienter dans la direction que souhaite le client.
– La prise de son se fait par des micros à différents endroits de la pièce (et qui peuvent être déplacés). Le système est intelligent, et identifie la personne qui a la parole selon ce que voit la caméra (mouvement des lèvres) et l’origine du son, ce qui permet que la caméra montre la personne qui a la parole, à tout moment.
– La connexion se fait par prise réseau ou Wi-Fi. En outre, la solution est mobile (les écrans sont sur roues), et peut donc être connectée dans n’importe quelle salle.
La réunion peut s’enregistrer (comme sur Teams), permettant une utilisation ultérieure de ce contenu. N’oublions pas que cette possibilité d’enregistrement est une valeur ajoutée importante des réunions virtuelles ou hybrides.
Finalement, un complément optionnel dans certains hôtels est l’écran interactif et collaboratif Surface Hub, une solution pour petits groupes de travail (6 à 10 personnes) qui pourront prendre des notes sur l’écran, garder une capture d’écran. Et en cas de besoins audiovisuels plus sophistiqués, les hôtels comptent des collaborateurs d’audiovisuels qui peuvent compléter cette solution clés-en-main.
Bien entendu, les autres services de l’hôtel complètent cette solution technique, que ce soit l’expérience de restauration, les rafraichissements, ou les normes de sécurité et de santé grâce au label ALLSAFE.
De multiples possibilités…
Ce système permet depuis une réunion de 2 personnes jusqu’à une de 50 personnes connectées à distance et apparaissant entre les fenêtres de participants), mais peut être aussi utilisée en mode broadcast, c’est-à-dire que les invités voient la présentation et le speaker mais ne sont pas eux-mêmes visibles), avec un nombre presque illimité de connections.
Une solution sécurisée.
C’est selon Anthony LETRILLARD une question que beaucoup de clients lui font, une préoccupation des clients corporate. Pas de problème : d’une part, la gestion de la sécurité de la connectivité est responsabilité d’ACCOR, et pour l’assurer, la solution fonctionne sur un réseau Wi-Fi spécifique (non visible par les autres clients de l’hôtel), ou par connexion par câble, encryptée. D’autre part, la sécurité de la visioconférence en soi est assurée par Teams de Microsoft.
Un développement rapide
ACCOR a été extrêmement réactif, et les premiers pas de ALL CONNECT datent du début de la pandémie : les premiers équipements ont été achetés en mai 2020, et ALL CONNECT a été lancé officiellement en septembre 2020 puis déployé dans tous les pays en avril 2021. Aujourd’hui ce sont plus de 700 hôtels ACCOR en Europe qui peuvent accueillir vos réunions hybrides.
Multiplicité de clients et d’usages
Selon Anthony LETTRILLARD, les clients sont de tous types : séances de formation, présentations en information descendante pure et dure, séances de partage de données et de brainstorm en groupe, réunions de motivation et cohésion d’équipe, réunions très exclusives et stratégiques (ComEx ou CoDir).
Et la solution est plus qu’un détail ou une amélioration marginale : de nombreux clients sont revenus spécialement pour ALL CONNECT, qui permet réellement un nouveau type de réunions.
… avec une valeur ajoutée forte, reconnue par les clients
Les organisateurs reconnaissent la valeur de la solution pour leurs réunions ainsi que sa simplicité. « Merci d’avoir pu maintenir l’activité de l’entreprise, en réalisant des réunions en temps de pandémie, de confinements, et de restrictions », a commenté un organisateur ; un autre loue « l’effet wow lors de l’arrivée du client sur la qualité de l’équipement proposé, sur l’accueil personnalisé, l’installation et la simplicité d’utilisation ». L’impression sur les participants est ainsi une autre valeur clé de cette solution. Et la facilité est un autre atout–clé, notamment le « confort d’utilisation avec en plus un environnement Teams connu de tous ».
La réunion du futur ?
« La réunion avec caméra se généralisera. Cela deviendra même peut-être comme le wifi, aujourd’hui considéré comme un standard. Les gens veulent moins voyager (pour des raisons d’économie, d’écologie, de gestion du temps) et le télétravail a accéléré ce phénomène », telle est la conclusion de Anthony LETRILLARD. L’avenir nous le dira…
