
Per una riunione di successo, ecco i 6 errori da non commettere!
Errore n. 1: Non scegliere un programma inappropriato
L’attenzione è un ingrediente essenziale per una riunione di successo. Evita di programmare la riunione troppo presto la mattina quando i partecipanti stanno ancora dormendo, o troppo tardi nella giornata quando tutto ciò a cui riescono a pensare è il ritornare a casa.
Il lunedì mattina e il venerdì pomeriggio dovrebbero essere assolutamente vietati, perché il livello di concentrazione e di buon umore in questi momenti della settimana sono generalmente al minimo.
Per una riunione di successo, ecco i 6 errori da non commettere!
In quanto organizzatore dell'incontro, darai molta importanza ai dettagli.
Tuttavia, alcuni elementi potrebbero riuscire a sfuggire dalla rete delle tue meticolose attenzioni. Così come ci sono consigli e tecniche che possono aggiungere valore alla tua riunione o seminario, anche alcuni errori possono rovinare un evento per il quale hai passato settimane a prepararti.
Spirito di squadra, coesione, motivazione, fiducia in se stessi, autonomia, creatività… Se vuoi far emergere tutti questi valori e garantire il successo della tua riunione, ecco sei errori da evitare nelle riunioni, consigliati dagli specialisti Accor.
L’attenzione è un ingrediente essenziale per una riunione di successo. Evita di programmare la riunione troppo presto la mattina quando i partecipanti stanno ancora dormendo, o troppo tardi nella giornata quando tutto ciò a cui riescono a pensare è il ritornare a casa.
Il lunedì mattina e il venerdì pomeriggio dovrebbero essere assolutamente vietati, perché il livello di concentrazione e di buon umore in questi momenti della settimana sono generalmente al minimo.
Non c’è niente di peggio di quando i partecipanti ad una riunione entrano in sala senza sapere cosa verrà discusso. Una riunione senza ordine del giorno comporta diverse conseguenze: partecipanti poco preparati e poco concentrati, una riunione improduttiva e una perdita di credibilità dell’organizzatore.
Un incontro non dovrebbe essere né un ruscello lungo e tranquillo né un fiume in piena. Sta a te creare un ambiente dinamico e amichevole utilizzando la creatività (che sia musica di sottofondo, filmati di benvenuto, locandine, post-it, materiali, ecc.), ma dovrete anche mettere in atto queste buone dinamica.
Mostrati simpatico, comprensibile e propenso ad ascoltare, ma opta per la tolleranza zero quando si tratta mancanza di disciplina. Questo vale sia per i commenti che per gli atteggiamenti o soprattutto per l’uso del cellulare.
Se un elemento di disturbo non cambia il suo atteggiamento nonostante conosca le regole e gli venga ricordato l’ordine, chiedetegli di andarsene per il bene del gruppo.
Molti organizzatori pensano di fare bene scrivendo appunti e presentazioni PowerPoint. Tuttavia, i tuoi appunti e le tue diapositive sono solo un canovaccio, un supporto con cui ti aiuterai a guidare il tuo pubblico.
Distaccati dai tuoi supporti ed evita i monologhi infiniti che stordiscono i partecipanti e chiudono la loro propensione alla riflessione.
Alcuni organizzatori vogliono portare da soli il peso delle riunioni, dimenticando che si tratta di una fantastica opportunità per scambiare idee e buone pratiche. Non rimanere bloccato nel tuo piano o nel tuo monologo.
Sollecita le opinioni dei partecipanti, poni loro domande, suscita la loro curiosità e organizza workshop che li spingeranno a lavorare e pensare come una squadra. Il brainstorming è eccellente per energizzare un gruppo.
Un errore classico è sviluppare un concetto, presentare un prodotto o rivelare una strategia, per poi limitarsi a chiedere ai partecipanti se hanno capito bene. Poche persone osano dire di no. Osserva le reazioni per cercare di leggere i loro pensieri e soprattutto non terminare il tuo incontro senza aver preso una o più decisioni.
Ora che sai quali errori evitare nella tua prossima riunione, scopri come organizzare una riunione efficace.