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¡Seis errores que no debes cometer si quieres una reunión exitosa!

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Error N° 1: Elegir un horario inadecuado

La atención es un ingrediente esencial para que una reunión sea exitosa. Evita programar tu reunión muy temprano en la mañana cuando los participantes aún están dormidos, o demasiado tarde en el día cuando lo único que están pensando es en la hora de llegar a casa.

El lunes por la mañana y el viernes en la tarde están absolutamente prohibidos, porque el nivel de concentración y buen humor en estos momentos de la semana suelen estar en su punto más bajo.

¡Seis errores que no debes cometer si quieres una reunión exitosa!

Como organizador de reuniones le das mucha importancia a los detalles.

Sin embargo es posible que algunos elementos se hayan escapado de tus redes. Así como existen consejos y técnicas que le agregan valor a tu reunión o seminario hay algunos errores que pueden arruinar tu evento aunque hayas pasado semanas preparándolo.

Espíritu de equipo, coherencia, motivación, confianza en ti mismo, autonomía, creatividad… Para resaltar todos estos valores y garantizar así el éxito de tu reunión, aquí tienes seis errores a evitar en una reunión señalados por los especialistas de Accor.

Error N° 1: Elegir un horario inadecuado

La atención es un ingrediente esencial para que una reunión sea exitosa. Evita programar tu reunión muy temprano en la mañana cuando los participantes aún están dormidos, o demasiado tarde en el día cuando lo único que están pensando es en la hora de llegar a casa.

El lunes por la mañana y el viernes en la tarde están absolutamente prohibidos, porque el nivel de concentración y buen humor en estos momentos de la semana suelen estar en su punto más bajo.

Error N° 2: Programar una reunión sin preparar la agenda

No hay nada peor que los asistentes entren a una reunión sin saber de qué se tratará. Una reunión sin agenda tiene estos resultados : participantes mal preparados y desenfocados, una reunión improductiva y una perdida de credibilidad para el organizador.

Error N° 3: Tolerar comentarios o comportamientos inapropiados

Una reunión no debe ser ni un río largo y tranquilo ni tampoco un caos total. De ti depende crear un ambiente dinámico y amigable usando tu creatividad (música de fondo, película de bienvenida, carteles, notas adhesivas, materiales diversos, etc.), y manteniendo una dinámica adecuada.

Muéstrate amigable, comprensivo y abierto a escuchar todos los comentarios, pero con tolerancia cero ante las faltas de disciplina. Esto es válido tanto para comentarios como para actitudes o para el uso de los teléfonos móviles.

Si un participante se convierte en un elemento perturbador y no cambia su actitud a pesar de conocer las reglas y de recibir una advertencia, por el bien del grupo pídele que abandone la sala.

Error N° 4: Perderte en tu propio discurso

Muchos organizadores creen que están haciendo lo correcto distribuyendo muchas notas y presentando innumerables diapositivas en PowerPoint. Recuerda, sin embargo, que las notas y las diapositivas son solo un esqueleto, un apoyo para guiar a tu audiencia.

Sepárate de tus apoyos y evita monólogos interminables que aturdan a los participantes y les cierren las puertas de la reflexión.

Error N° 5: Descuidar el papel activo de los participantes

Algunos organizadores quieren llevar ellos solos el peso de su reunión, olvidando que es una oportunidad fantástica para intercambiar ideas y buenas prácticas. No te quedes estancado en tu discurso ni en tus monólogos.

Solicita la opinión de los participantes, hazles preguntas, despierta su curiosidad y organiza talleres que los obliguen a trabajar y a pensar en equipo. Una lluvia de ideas es algo excelente para energizar un grupo.

Error N° 6: Finalizar la reunión sin tomar decisiones

Un error clásico es desarrollar un concepto, presentar un producto o revelar una estrategia y luego preguntarle a los participantes si entendieron correctamente. Aunque no hayan entendido, pocos se atreverán a admitirlo. Observa las reacciones, intenta leer los pensamientos de los participantes y sobre todo, no finalices tu reunión sin antes tomar una o más decisiones.

Ahora que ya sabes qué errores evitar en tu próxima reunión, descubre cómo organizar una reunión eficaz.