
La lista delle cose da fare per una riunione perfetta in 10 punti chiave
1. Il nome e il tipo di riunione
Sembra ovvio, ma dare un nome alla riunione le dona già un significato specifico e consente di definire l’argomento in modo chiaro ed efficace.
È importante specificare il formato in modo che i partecipanti sappiano immediatamente cosa ci si aspetta da loro. Per fare un esempio: brainstorming, avvio del progetto, rapporto con tappe, riorganizzazione aziendale, ecc.
La lista delle cose da fare per una riunione perfetta in 10 punti chiave
Un elenco delle attività per organizzare una riunione articolato in dieci punti
Gli esperti di Accor hanno stilato gli elementi essenziali da non dimenticare per prepararsi per un incontro nelle migliori condizioni possibili e nel modo più efficace.
Sembra ovvio, ma dare un nome alla riunione le dona già un significato specifico e consente di definire l’argomento in modo chiaro ed efficace.
È importante specificare il formato in modo che i partecipanti sappiano immediatamente cosa ci si aspetta da loro. Per fare un esempio: brainstorming, avvio del progetto, rapporto con tappe, riorganizzazione aziendale, ecc.
Stabilire una data e un’ora – e rispettarle – è imperativo, in modo che tutti i partecipanti possano pianificare e prepararsi per questo incontro nelle migliori condizioni. A meno che non si tratti di una riunione di tipo plenaria o di una business unit, fissarla con una settimana d’anticipo è ideale.
In questo modo, tutti possono avere una visione più completa della propria pianificazione e organizzarsi entro scadenze adeguate. Per quanto riguarda la durata, ricorda che più tempo abbiamo a disposizione per portare a termine un compito, più tempo ci vorrà. Sta a te scegliere il momento più efficace e supervisionare eventuali dibattiti per non superare il tempo stabilito.
– “ Siamo nella stanza Buenos Aires ? ”, – “ No, in quella Rio ! » Per far sì che nessuno perda tempo prezioso, ricorda di prenotare una stanza in anticipo e di non cambiare!
Per assicurare il meglio, scegli uno spazio adatto alle tue esigenze, tieni conto di: numero di partecipanti, connessione wifi, schermo, videoproiettore, lavagna, luce naturale, ecc.
Prima di iniziare, rifletti attentamente su tutti i profili che possono apportare valore aggiunto alla riunione. Tendiamo a circondarci di collaboratori con cui ci troviamo meglio, ma non necessariamente le persone con cui andiamo d’accordo corrispondono ai profili migliori!
Sceglieteli con attenzione in base agli obiettivi da raggiungere. Mescolare differenti profili e competenze è anche un’occasione per coinvolgere e promuovere i propri team.
Niente di meglio di una breve presentazione amichevole e ben organizzata per avviare discussioni e coinvolgere i tuoi colleghi. Spiega in modo semplice e allegro il motivo dell’incontro in modo che tutti vogliano unirsi.
Poi, ricorda chiaramente il contesto in modo da comprendere appieno le questioni e fissare obiettivi chiari per l’incontro. Perché siamo riuniti? E a cosa dovremmo arrivare?
Per aiutare la comprensione e facilitare il monitoraggio e l’interattività dell’incontro, ricorda di numerare le diverse parti, di includere i dipendenti che devono parlare e indicare la durata prevista del loro intervento.
Spesso posto alla fine della riunione, questo momento è a volte dedicato ad un argomento inerente a quello discusso, altre volte è addirittura completamente diverso. L’obiettivo è quello di approfittare di questo momento di condivisione per aprire le menti e nutrire la curiosità. Una boccata d’aria sorprendente, informativa e sempre molto apprezzata dalle squadre.
È importante dedicare del tempo alla discussione durante le riunioni. In questo modo, i vari membri del team potranno comprendere i punti sollevati. Inoltre, è importante rimanere aperti alle discussioni che possono seguire la riunione.
Passaggio importante da non dimenticare, le conclusioni delle discussioni. Un rapido promemoria delle cose essenziali da ricordare e delle possibili missioni che coinvolgono tutti.
Per tenere traccia di ciò che è stato detto, il feedback è un importante lavoro di memoria di squadra. Un supporto essenziale per mantenere la rotta e riprenderla se necessario in corso d’opera.
È anche il modo migliore per gli eventuali assenti per potersi rimettere al passo e per assicurarsi che tutti gli interessati siano sullo stesso livello di informazione.