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La to do list de la réunion parfaite en 10 points clés
Voici les 10 points essentiels à ne pas oublier pour s’assurer que votre réunion se déroule dans les meilleures conditions et qu’elle soit la plus efficace possible.
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1. Le nom et le type de réunion
Cela paraît évident mais donner un nom à sa réunion lui donne déjà un sens et permet d’en circonscrire clairement et efficacement le sujet. Il est important d’en préciser le format afin que les participants sachent immédiatement ce que l’on attend d’eux. Ex : brainstorming, lancement de projet, rapport d’étape, réorganisation de l’entreprise etc.
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2. La date, l’heure et la durée
Fixer une date et une heure – et s’y tenir – est primordial pour que tous les participants puissent prévoir et préparer cette réunion dans de bonnes conditions. A moins qu’il ne s’agisse d’une réunion de type plénière ou de business unit, une semaine à l’avance est idéal. Chacun peut ainsi avoir la vision sur son propre planning et s’organiser dans des délais confortables. Quant à la durée, n’oubliez pas que plus on dispose de temps pour accomplir une tâche, plus celle-ci nous prend du temps. A vous de doser le timing qui sera le plus efficace et de maîtriser les débats pour ne pas dépasser le temps imparti.
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3. Le lieu et le matériel nécessaire
– « On est bien en salle Buenos Aires ? », – « Non, c’est Rio ! » Pour ne faire perdre de temps à personne, pensez à réserver une salle à l’avance et n’en changez pas ! Pour vous en assurer, choisissez un espace adapté à vos besoins : nombre de participants, connexion wifi, écran, vidéoprojecteur, paper board, lumière naturelle etc.
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4. La liste des participants à prévenir
Avant de vous lancer, réfléchissez bien à tous les profils qui peuvent apporter de la valeur ajoutée à votre réunion. Nous avons tendance à nous entourer des collaborateurs avec qui nous nous entendons le mieux mais ce ne sont pas forcément les meilleurs profils ! Choisissez-les bien en fonction des objectifs à atteindre. Mêler les profils et les compétences est aussi l’occasion de faire participer et de valoriser vos équipes.
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5. La structure
Rien de mieux qu’une petite introduction sympa et bien ficelée pour lancer les échanges et embarquer vos collaborateurs. Expliquez simplement et de manière enjouée l’intérêt de la réunion pour que chacun ait envie d’y adhérer. Rappelez ensuite le contexte pour bien comprendre les enjeux et fixer les objectifs clairs de la réunion. Pourquoi sommes-nous réunis ? Et où doit-on arriver ?
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7. Numéroter chaque partie de la réunion avec sa durée et les intervenants concernés
Pour aider à la compréhension et faciliter le suivi et l’interactivité de la réunion, pensez à en numéroter les différentes parties et à y associer les collaborateurs qui doivent prendre la parole et la durée attendue de leur intervention.
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8. Le break « awareness »
Souvent placé en fin de réunion, ce moment est dédié à un sujet connexe à la réunion, voire totalement différent. L’objectif est de profiter de ce moment de partage pour ouvrir les esprits et nourrir les curiosités. Une respiration surprenante, instructive et toujours très appréciée des équipes.
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9. La conclusion
Etape importante à ne pas oublier, les conclusions des échanges. Un rappel rapide de l’essentiel à retenir et des éventuelles missions qui en découlent pour chacun.
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10. Le compte-rendu
