Come si può incoraggiare una buona partecipazione alle riunioni?
Soddisfare il bisogno di riconoscimento
La prima leva motivazionale è senza dubbio quella di soddisfare il bisogno di riconoscimento che è insito in ogni essere umano e, di conseguenza, nei vostri dipendenti.
Un leader conosce e riconosce le qualità dei suoi collaboratori e le valorizza. Un semplice manager spesso evidenzia solo gli errori.
Durante le riunioni, non esitate a chiamare i colleghi per nome, a coinvolgerli nell’ordine del giorno, a chiedere loro quali argomenti vorrebbero discutere e a fare in modo che le opinioni più pertinenti siano incluse nel contenuto e nel verbale della riunione.
Partecipazione e leadership garantite!
Come si può incoraggiare una buona partecipazione alle riunioni?
Sebbene per il 62% dei manager* le riunioni rimangano un ottimo strumento per raccogliere idee, discutere e soprattutto prendere decisioni, la loro efficacia è sempre più messa in discussione. I team di Accor hanno alcuni validi consigli su come far sì che il personale sia di nuovo entusiasta delle riunioni e che presti attenzione.
Le riunioni sono troppo frequenti (24 giorni all’anno per i manager), troppo lunghe (1 ora e 20 minuti in media), non abbastanza interattive… Le critiche sono molte e il loro formato molto spesso ostacola la concentrazione dei partecipanti.
Dopo aver visto come rompere la routine delle riunioni, ecco come incoraggiare una buona partecipazione alle riunioni.
La prima leva motivazionale è senza dubbio quella di soddisfare il bisogno di riconoscimento che è insito in ogni essere umano e, di conseguenza, nei vostri dipendenti.
Un leader conosce e riconosce le qualità dei suoi collaboratori e le valorizza. Un semplice manager spesso evidenzia solo gli errori.
Durante le riunioni, non esitate a chiamare i colleghi per nome, a coinvolgerli nell’ordine del giorno, a chiedere loro quali argomenti vorrebbero discutere e a fare in modo che le opinioni più pertinenti siano incluse nel contenuto e nel verbale della riunione.
Partecipazione e leadership garantite!
Siamo stati tutti a riunioni soporifere, organizzate dopo la pausa pranzo o il venerdì nel tardo pomeriggio… Non c’è niente di peggio che incoraggiare i partecipanti a sedersi e guardare il tempo che passa.
Per evitare ciò, è essenziale che la riunione sia vivace, persino divertente. Dopo tutto, a nessuno piacciono le riunioni troppo formali. Non abbiate quindi paura di essere rilassati e di aggiungere una dose di divertimento e giochi alle vostre riunioni: organizzate squadre, lanciate mini-sfide con un limite di tempo, contate i punti dopo ogni bel discorso… Suggerite qualsiasi idea che possa portare un lato ludico alla vostra riunione.
I risultati saranno ancora migliori!
Tuttavia, se questo metodo non funziona, è comunque possibile richiedere questa partecipazione. Il messaggio può essere trasmesso con delicatezza, ma deve essere comunque assertivo e molto chiaro per tutti.
Dopo tutto, la partecipazione che vi aspettate è semplicemente la contropartita per il riconoscimento dei colleghi che avete invitato ad aiutarvi.
Se i vostri team sono stanchi di riunirsi sempre nella stessa stanza senza finestre o nello stesso scantinato, perché non provare un nuovo formato?
- Le teleconferenze, ad esempio, consentono di tenere riunioni da casa o dal proprio yacht;
- Riunioni in piedi per evitare sonnellini e passare meno tempo seduti davanti al computer;
- Oppure software di progetto condivisi come Planner, Slack o Trello, che consentono di mettere in comune tutte le informazioni e limitare l’invio di e-mail inutili.