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Come evitare ritardi nelle riunioni? 

éviter retard réunion

Alla buon’ora 

Per mobilitare i vostri dipendenti in modo ottimale, meglio mettere tutte le possibilità dalla tua parte. 

Prima regola: stabilire un programma fisiologicamente ragionevole adattato all’agenda della maggior parte dei partecipanti. 

Una soluzione che elimini la possibilità di scuse come “ingorghi” o “sveglia non sentita”: idealmente dalle 9:30 alle 10:00 del mattino, dalle 14:00 alle 14:30 del pomeriggio. Sono momenti della giornata ideali per stimolare la massima creatività! 

Come evitare ritardi nelle riunioni?

Se per Luigi XVIII la precisione era “un pregio dei re”, lo stesso non si può dire di tutti i partecipanti alle riunioni.

Le violazioni degli orari sono all’ordine del giorno e danneggiano l’organizzazione e l’efficienza lavorativa di tutti. 

Ci sono dipendenti recalcitranti o persone cronicamente distratte tra le tue fila? Per garantire che le tue riunioni future inizino con puntualità, gli esperti Accor offrono questi metodi collaudati. Perché, in fondo, la puntualità è un pregio dei re.  

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Alla buon’ora 

Per mobilitare i vostri dipendenti in modo ottimale, meglio mettere tutte le possibilità dalla tua parte. 

Prima regola: stabilire un programma fisiologicamente ragionevole adattato all’agenda della maggior parte dei partecipanti. 

Una soluzione che elimini la possibilità di scuse come “ingorghi” o “sveglia non sentita”: idealmente dalle 9:30 alle 10:00 del mattino, dalle 14:00 alle 14:30 del pomeriggio. Sono momenti della giornata ideali per stimolare la massima creatività! 

Comunicare il grande giorno

Indicare gli obiettivi e le tematiche della riunione è fondamentale per motivare i tuoi dipendenti. Si sentiranno più coinvolti e saranno più propensi a fare uno sforzo extra per essere puntuali 

Considera anche l’idea di annunciare la data e l’ora con largo anticipo. I partecipanti avranno così tutto il tempo per organizzarsi in modo da essere presenti al giorno prefissato e all’orario stabilito, anche se vengono da molto lontano.  

Perché non cogliere l’occasione per menzionare anche che l’incontro inizia proprio all’ora indicata? A buon intenditore… anche un piccolo promemoria via e-mail il giorno prima dell’incontro è particolarmente utile. 

È il momento, è il momento!

Nessun “cerimoniere” è immune agli imprevisti (un guasto informatico, una chiamata d’emergenza, ecc.) e ha il controllo totale degli orologi. 

Tuttavia, deve dare l’esempio iniziando la riunione in tempo, se non altro per rispetto dei dipendenti che si sono sforzati di essere puntuali (o che lo sono naturalmente).  

Una volta stabilite le regole del gioco, ha tutte le carte in regola per farle rispettare successivamente e per mostrare fermezza nei confronti di eventuali ritardatari. 

Mettere le cose in chiaro

Che il ritardatario agisca per negligenza, mancanza di motivazione o per un sospetto di provocazione, sono possibili diverse reazioni, sta a te scegliere quella che meglio si adatta al contesto, alla sua personalità ed alla tua: 

– Sottolinea l’ ingresso in ritardo sottolineandolo evidentemente con una parola venata di umorismo (o ironia), 

– Mostra la massima indifferenza, 

Un altro consiglio efficace: affida sistematicamente un compito ai ritardatari, come ad esempio scrivere il rapporto finale. Questo darà una scossa… Per i dipendenti puntuali, invece, è opportuno un caffè e qualche dolcetto ad inizio sessione. 

Non è mai troppo tardi…

Esistono situazioni eccezionali e casi di forza maggiore. Per quanto riguarda i ritardi cronici, non esitate a discuterne direttamente con il vostro collega. 

Questo ti permetterà senza dubbio di individuare le difficoltà e trovare con lui una soluzione per migliorare la sua puntualità. Quest’ultimo deve però essere consapevole dell’inconveniente causato! 

 

Nelle riunioni, come negli affari in generale, la buona educazione e il rispetto delle regole sono fondamentali. 
Ricordate sempre che “si gioca in squadra”!