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¿Cómo evitar la impuntualidad en las reuniones?

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A la hora

Para movilizar a tus empleados de forma óptima es mejor poner todas las condiciones de tu lado.Primera regla: Establece un horario fisiológicamente razonable adaptado al horario de la mayoría de los participantes. Debe ser una solución que limite excusas como “tráfico pesado” o “no sonó el despertador” colocando la reunión idealmente de 9:30 a 10 de la mañana o de 2 a 2:30 de la tarde. ¡Son los horarios recomendados para una mayor creatividad!

¿Cómo evitar la impuntualidad en las reuniones?

Si para Luis XVIII la puntualidad era “la cortesía de los reyes” esto no siempre es cierto para los participantes a las reuniones.

No llegar a tiempo es una situación común y es algo que perjudica la organización de cada uno de nosotros y la eficiencia laboral de todos.

¿Tienes en tu grupo empleados recalcitrantes o personas crónicamente impuntuales? Para garantizar que tus futuras reuniones comiencen a la hora prevista los expertos de Accor ofrecen estos métodos probados. Porque en definitiva la puntualidad es realmente la cortesía de los reyes.

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A la hora

Para movilizar a tus empleados de forma óptima es mejor poner todas las condiciones de tu lado.Primera regla: Establece un horario fisiológicamente razonable adaptado al horario de la mayoría de los participantes. Debe ser una solución que limite excusas como “tráfico pesado” o “no sonó el despertador” colocando la reunión idealmente de 9:30 a 10 de la mañana o de 2 a 2:30 de la tarde. ¡Son los horarios recomendados para una mayor creatividad!

Comunicarnos sobre el gran día

Indicar los objetivos y temas de tu reunión es fundamentalpara motivar a tus empleados. Así ellos sentirán que los involucran más y estarán más dispuestos a hacer un esfuerzo para ser puntuales.

Trata también de anunciar fecha y hora con suficiente anticipación. Los participantes tendrán tiempo de sobra para organizarse para así estar presentes el gran día a la hora señalada incluso si vienen de lejos.

¿Por qué no aprovechar también para advertir a todos que la reunión comenzará precisamente a la hora indicada? A buen entendedor… También ayudará un pequeño recordatorio por correo electrónico el día anterior.

¡La hora es la hora!

Ningún “maestro de ceremonias” es inmune a los imponderables (una falla tecnológica una llamada de emergencia etc.) ni tampoco tiene total control sobre los relojes de todos.

Sin embargo el organizador debe dar ejemplo iniciando la reunión a la hora, aunque sea solamente por respeto a quienes se han esforzado en ser puntuales (o que lo son por naturaleza).

Una vez establecidas las reglas del juego el organizador tendrá toda la potestad para hacerlas cumplir de ahí en adelante y para mostrar firmeza con los que todavía llegan tarde.

Dejando las cosas claras

Ya sea que el recién llegado es negligente falto de motivación o si sospechas que lo hace por provocación son posibles varias reacciones de tu parte con los que siguen llegando tarde. Tú eliges la que mejor se adapte al contexto a su personalidad y a la tuya:

– Subraya su entrada que inevitablemente es notada por todos con una palabra teñida de humor (o de ironía),

– Muestra total indiferencia,

Otro consejo eficaz: asígnale sistemáticamente una tarea a los que acostumbran llegar tarde por ejemplo: la redacción del acta de la reunión. Todos se enterarán. En cambio para beneficio de los que llegan puntualmente puedes ofrecer café y algunos dulces al inicio de la sesión.

 

Nunca es demasiado tarde…

Hay situaciones excepcionales y casos de fuerza mayor. Pero cuando se trata de impuntualidad crónica no dudes en comentarlo directamente con la persona.

Esto sin duda te permitirá identificar cuál es su dificultad y encontrar con ella una forma de mejorar su puntualidad. ¡Y además deberá estar consciente de las molestias que le está ocasionando al resto del grupo!

En las reuniones como en los negocios en general los buenos modales y el respeto a las normas son fundamentales.
“¡Y lo hacemos entre todos!”