La lista de tareas para una reunión perfecta, en 10 puntos clave
1. Nombre y tipo de reunión
Pareciera obvio pero darle un nombre a tu reunión ya le da sentido y te permite definir de forma clara y efectiva cuál será el tema.
Es importante también indicar el formato que tendrá la reunión para que los participantes inmediatamente sepan qué se espera de ellos. Por ejemplo: lluvia de ideas, lanzamiento de un proyecto, informe de progreso, reorganización de la empresa, etc.
La lista de tareas para una reunión perfecta en 10 puntos clave
Una lista de tareas para organizar una reunión que se divide en diez puntos clave.
Los expertos de Accor han elaborado una lista de los elementos esenciales que no debes olvidar para prepararte para una reunión en las mejores condiciones y hacerla lo más efectiva posible.
Pareciera obvio pero darle un nombre a tu reunión ya le da sentido y te permite definir de forma clara y efectiva cuál será el tema.
Es importante también indicar el formato que tendrá la reunión para que los participantes inmediatamente sepan qué se espera de ellos. Por ejemplo: lluvia de ideas, lanzamiento de un proyecto, informe de progreso, reorganización de la empresa, etc.
Fijar una fecha y una hora – y respetarlas – es fundamental para que los participantes puedan planificar y prepararse para esa reunión de forma óptima. Lo ideal es convocarla con una semana de anticipación excepto si se trata de una reunión plenaria o la reunión de una unidad de negocio.
En esta forma los participantes podrán planificar en función de su propio horario y organizarse dentro de plazos cómodos. En cuanto a la duración de la reunión, recuerda que cuanto más tiempo tengamos para realizar una tarea, más tiempo nos llevará. Dependerá de ti elegir la duración ideal y controlar las intervenciones para no exceder el tiempo previsto.
– «¿La reunión es en la sala Buenos Aires?» – «¡No es en la Río!» Para no hacerle perder el tiempo a nadie, recuerda reservar una sala con anticipación y ¡no cambiarla!
Para eso elige un espacio que se adapte a tus necesidades: número de participantes, conexión wifi, pantalla, vídeoproyector, rotafolio, luz natural, etc.
Antes de convocar, piensar detenidamente en cuáles perfiles podrían aportar valor añadido a tu reunión. Tenemos la tendencia de rodearnos de colaboradores con los que nos llevamos mejor ¡pero no necesariamente son los mejores perfiles!
Elige cuidadosamente los participantes según los objetivos a alcanzar. Mezclar perfiles y habilidades te da también la oportunidad de que los asistentes participen y añadan valor.
Nada mejor que una pequeña introducción amigable y bien organizada para iniciar las discusiones e involucrar a los asistentes. Explícales en forma sencilla y amena cuál es el objetivo de la reunión para que todos quieran participar.
Recuérdales luego el contexto para que comprendan bien los puntos a tratar y establecer así objetivos claros para la reunión. ¿Por qué estamos reunidos? y ¿A dónde queremos llegar?
Para ayudar a la comprensión y facilitar el seguimiento y la interactividad de la reunión, recuerda enumerar las diferentes partes indicando para cada una quienes están programados para hablar y la duración prevista de cada intervención.
Este momento que suele situarse al final de la reunión estará dedicado a un tema que puede estar relacionado con la reunión o incluso ser completamente diferente. El objetivo es aprovechar este momento de compartir para abrir las mentes y despertar la curiosidad. Es una pausa sorpresa informativa que siempre es muy apreciada por todos.
Es importante prever un espacio para la discusión durante tus reuniones. Esto asegurará la comprensión de los puntos tratados por los diferentes miembros de tu equipo. Además, es importante estar abierto a los intercambios que puedan surgir después de esta reunión.
Una etapa importante que no hay que olvidar: las conclusiones de los debates. Un recordatorio rápido de los puntos clave que hay que recordar y las tareas resultantes para cada persona.
Para mantener un registro de lo que se ha dicho, el acta es un trabajo importante de memoria del grupo. Es un soporte indispensable para mantener el rumbo establecido y poder regresar a él si es necesario durante la vida del proyecto.
También es la mejor manera para que los que no asistieron a la reunión se pongan al día y asegurarse que todos los involucrados manejen la misma información.