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La lista de tareas de la reunión perfecta en 10 puntos clave
Aquí están los 10 puntos clave que hay que recordar para que la reunión se desarrolle sin problemas y sea lo más eficaz posible.
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1. El nombre y el tipo de reunión
Parece obvio, pero dar un nombre a tu reunión ya le da un sentido y te permite circunscribir el tema de forma clara y eficaz. Es importante especificar el formato para que los participantes sepan inmediatamente lo que se espera de ellos. Por ejemplo: lluvia de ideaslanzamiento del proyecto, informe de progreso, reorganización de la empresa, etc.
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2. Fecha, hora y duración
Fijar una fecha y una hora -y respetarlas- es crucial para que todos los participantes puedan planificar y prepararse para esta reunión en buenas condiciones. A menos que se trate de una reunión plenaria o de una unidad de negocio, lo ideal es una semana de antelación. De este modo, cada uno puede tener una visión clara de su propio horario y organizarse dentro de un marco temporal cómodo. En cuanto a la duración, recuerda que cuanto más tiempo tengas para realizar una tarea, más tiempo te llevará. Es usted quien debe decidir el momento más eficaz y controlar los debates para no sobrepasar el límite de tiempo.
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3. El lugar y el equipamiento necesario
- Estamos en la sala de Buenos Aires", - "¡No, es Río! Para no hacer perder el tiempo a nadie, recuerde reservar una habitación con antelación y no cambiarla. Para asegurarse, elija un espacio adaptado a sus necesidades: número de participantes, conexión wifi, pantalla, videoproyector, pizarra, luz natural, etc.
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4. La lista de participantes para evitar
Antes de empezar, piense detenidamente en todos los perfiles que pueden aportar valor a su reunión. Tendemos a rodearnos de las personas con las que mejor nos llevamos, pero no son necesariamente las mejores. Elíjalos cuidadosamente en función de los objetivos que se pretenden alcanzar. La mezcla de perfiles y habilidades es también una oportunidad para involucrar y mejorar el valor de sus equipos.
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5. La estructura
Nada mejor una breve introducción Una presentación agradable y bien elaborada para poner en marcha el proceso y conseguir que su gente se suba al carro. Explica el propósito de la reunión de forma sencilla y alegre para que todos quieran participar. A continuación, recuérdeles el contexto para que entiendan lo que está en juego y establezcan objetivos claros para la reunión. ¿Por qué nos reunimos? ¿Y a dónde tenemos que llegar?
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7. Numere cada parte de la reunión con su duración y los oradores que intervienen
Para facilitar la comprensión y el seguimiento de la reunión y hacerla más interactiva, recuerda numerar las distintas partes de la reunión e indicar qué miembros del personal van a intervenir y cuánto tiempo se espera que hablen.
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8. La ruptura de la conciencia
A menudo situado al final de la reunión, este momento se dedica a un tema relacionado con la reunión, o incluso completamente diferente. El objetivo es aprovechar este momento de compartir para abrir las mentes y alimentar las curiosidades. Un sorprendente e instructivo soplo de aire fresco que siempre es muy apreciado por los equipos.
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9. La conclusión
Un paso importante a tener en cuenta son las conclusiones de los debates. Un rápido recordatorio de los puntos esenciales que hay que recordar y las posibles tareas que pueden surgir para cada persona.
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10. El informe