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Come si può spezzare la routine e mantenere l’attenzione durante le riunioni? 

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1. Favorite incontri mattutini

Sembra ovvio, ma nella fretta della vita di tutti i giorni, spesso tendiamo a “prenotare” una riunione nel calendario piuttosto che fissare un orario che favorisca la concentrazione.  

È quindi consigliabile preferire la mattina, quando il cervello è al massimo dell’efficienza, alla fine della giornata o dopo pranzo, quando tutti vogliono fare un pisolino in una delle famose “stanze del pisolino” che vanno tanto di moda in Giappone. 

Come si può spezzare la routine e mantenere l'attenzione durante le riunioni?

Lunedì mattina riunione di gruppo per pianificare la settimana, martedì sessione di brainstorming su un nuovo progetto, giovedì riunione dei dirigenti e, peggio ancora, venerdì pomeriggio riunione di crisi a cui nessuno vuole partecipare perché la prospettiva del fine settimana è già nella mente di tutti…

Nel mondo aziendale, le riunioni vanno e vengono. Spesso richiedono tempo, a volte sono infruttuose e non sempre danno i frutti sperati. Ciò è dovuto a orari talvolta inadeguati, a un formato rigido, a tempi di parola diseguali e, spesso, a una mancanza di dinamismo e a metodi poco originali. La domanda è: come si fa a spezzare questo ritmo nelle riunioni?  

I team di Accor vi offrono le loro soluzioni per ribaltare questa routine, catturare l’attenzione dei partecipanti alle riunioni e aumentare la motivazione del vostro pubblico! 

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1. Favorite incontri mattutini

Sembra ovvio, ma nella fretta della vita di tutti i giorni, spesso tendiamo a “prenotare” una riunione nel calendario piuttosto che fissare un orario che favorisca la concentrazione.  

È quindi consigliabile preferire la mattina, quando il cervello è al massimo dell’efficienza, alla fine della giornata o dopo pranzo, quando tutti vogliono fare un pisolino in una delle famose “stanze del pisolino” che vanno tanto di moda in Giappone. 

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2. Non prendete troppo tempo 

Secondo uno studio Ifop*, l’attenzione dei manager cala dopo una media di 52 minuti di riunione. E dopo soli 30 minuti per il 23% di loro.  

Eppure la durata media di una riunione è di 1 ora e 19 minuti. Si tratta di 27 minuti di tempo di lavoro persi per persona ad ogni riunione. Con una media di tre riunioni a settimana per i manager, si possono fare i conti… Gestire bene il proprio tempo è quindi essenziale. 

3. Non trascurate le pause

Se la riunione è in stile workshop, è chiaro che non si concluderà dopo soli 30 minuti. In questo caso, pensate di suddividere il tutto in piccoli moduli tematici sotto forma di sprint, ad esempio:  

  • 10 minuti di domande / risposte,
  • 15 minuti di riflessione / proposte, 
  • 5 minuti di riposo.  

      È risaputo che più tempo si ha a disposizione per completare un compito, più tempo si impiegherà. 

      Lavorare entro un limite di tempo è sempre più efficiente! E non dimenticate di fare delle pause tra le varie sequenze. Una buona pausa aiuta a rifocalizzare l’attenzione. 

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      4. Coinvolgete i dipendenti nella riunione 

      Non c’è niente di peggio che vedere un pubblico inattivo, che non segue le discussioni, risponde alle e-mail (o anche a un SMS!) e partecipa passivamente alla riunione. Ma questo è spesso il sintomo di una riunione mal gestita! Sta a voi far interagire il vostro pubblico con voi. Invitateli, ad esempio, a scrivere le loro idee piuttosto che a formularle oralmente. 

      Dividete il personale in piccole squadre, o addirittura in tandem, per incoraggiare l’emulazione! Ogni squadra vorrà dare il meglio di sé e le prestazioni saranno ancora migliori.  

      Incoraggiateli a discutere le proposte degli altri… Il segreto è che tutti si sentano partecipi della riunione, anziché avere la sensazione di assistere a una lezione. 

       5. Invitate un oratore esterno

      Coinvolgere una persona esterna all’azienda può essere un vero vantaggio in termini di apporto di una nuova prospettiva a un aspetto del vostro lavoro. Ad esempio, una comica potrebbe fare uno sketch per sensibilizzare l’opinione pubblica sul tema del sessismo sul posto di lavoro, oppure un atleta di spicco potrebbe venire a spiegare l’importanza del lavoro di squadra… tutto è possibile!  

      L’importante è rompere la routine e infondere sempre un po’ di umorismo nei vostri scambi. È sempre meglio lavorare di buon umore! 

       

      *Ifop – Indagine Wisembly, Cadre & Vie au travail, marzo 2015 

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