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7 consigli per rendere il vostro world café un incontro di successo 

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1: Ricordare le regole all'inizio dell'incontro

Dopo aver dato il benvenuto ai partecipanti, il moderatore spiega come funziona il world café. 

Da sapere: gruppi di 4 o 5 persone sono seduti attorno a un tavolo per discutere dell’argomento scelto. Dopo un massimo di 15-30 minuti, i membri cambiano tavolo per completare i pensieri degli altri.  

Oltre a creare un clima di fiducia, il promemoria delle istruzioni sottolinea lo scopo del world café: “impollinare” le idee fornendo ulteriori input. 

7 consigli per rendere il vostro world café un incontro di successo

Un nuovo modo di discutere! Questa è l'idea alla base del world café, un metodo divertente che mira a generare proposte in un'atmosfera di “conversazione da caffè”.

Basato su un processo di costruzione intellettuale collettiva, il suo principio è semplice da mettere in pratica. Ma, come ci ricordano gli esperti di My All Meeting di Accor, questo metodo richiede il rispetto di alcune linee guida. 

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1: Ricordare le regole all'inizio dell'incontro

Dopo aver dato il benvenuto ai partecipanti, il moderatore spiega come funziona il world café. 

Da sapere: gruppi di 4 o 5 persone sono seduti attorno a un tavolo per discutere dell’argomento scelto. Dopo un massimo di 15-30 minuti, i membri cambiano tavolo per completare i pensieri degli altri.  

Oltre a creare un clima di fiducia, il promemoria delle istruzioni sottolinea lo scopo del world café: “impollinare” le idee fornendo ulteriori input. 

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2: Concentrarsi sul numero di partecipanti

Il world café è un metodo di insegnamento interattivo che mal si adatta ai piccoli gruppi. Questo sistema è particolarmente utile per le riunioni di almeno 20 persone.  

Sono stati organizzati con successo incontri con 1.200 partecipanti. Il tempo concesso è ovviamente proporzionale al numero di persone coinvolte. 

3: Formulare il tema

La scelta del tema è fondamentale. Affinché la discussione produca risultati interessanti, deve essere chiara e incoraggiare l’argomentazione.  

Formulare la domanda sotto forma di interrogazione è più efficace, perché ha il vantaggio di essere dinamica e di farvi immergere direttamente nel mondo del dibattito. 

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4: Creare uno spazio accogliente

Che si tratti di invitare decine o centinaia di persone, è essenziale creare un ambiente attraente, come una riunione in un caffè, che evochi semplicità e intimità. Quando i partecipanti arrivano, devono sapere subito che non si tratta di una riunione ordinaria.  

La disposizione consiste in tavoli rotondi con carta e penna. Inoltre, è necessario prevedere un espositore a parete per il riepilogo. 

5: Definire chiaramente i ruoli

Figura centrale, il moderatore supervisiona i dibattiti. Deve garantire il rispetto delle regole di partecipazione e, soprattutto, essere in grado di riconoscere le idee importanti.  

Accanto al conduttore del tavolo viene nominato un capotavola (o relatore). Partecipa alle discussioni, ma rimane al suo tavolo. Il suo ruolo è quello di riassumere i punti sollevati per i nuovi arrivati in modo che possano riprenderli, creare associazioni di idee e svilupparle ulteriormente.  

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6: Stimolare il contributo di tutti

Giocare, disegnare, improvvisare! Una delle sfide del world café è incoraggiare le persone a partecipare e a comunicare le loro idee. Il moderatore deve incoraggiare l’ospite e i membri ad annotare, scarabocchiare e tracciare le idee chiave sui post-it o sui fogli di carta forniti. 

7: Organizzare una sessione plenaria

Questo processo graduale di discussione culmina nella sessione plenaria. Permette ai partecipanti di leggere le proposte espresse e di riassumere quelle più rilevanti. È quindi possibile individuare possibili linee d’azione. 

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