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Les 7 clés d’une réunion dynamique
Faire de sa réunion une rencontre efficace n’est pas un exercice facile.
Une fois les aspects pratiques réglés (choix de la salle, ordre du jour, participants…), tout reste à jouer. Nous vous livrons des astuces de pro pour maintenir l’attention des participants et leur donner envie de revenir à une prochaine session.
1 – Entrer d’emblée dans le vif du sujet.
Après un premier temps consacré au rappel des objectifs, il est préférable de démarrer la séance par les sujets les plus sensibles ou complexes. Outre le fait que l’attention est plus forte en début de réunion, ce parti pris favorise l’implication des membres.
2 – Faire bouger la mise en scène
Si des réunions sont organisées régulièrement, il est utile de modifier les dispositifs : déranger l’ordre du jour, utiliser de nouveaux supports comme par exemple la visioconférence ou faire appel à un intervenant surprise… Briser la routine déclenche une curiosité et relance l’attention.
3 – Créer une ambiance détendue
Tout le monde n’a pas la même aisance pour s’exprimer devant un public. Il est donc important que le climat créé ne soit pas trop strict. Un mot de bienvenue humoristique, un zeste de décontraction dans la tenue sont des ingrédients propices à la mise en confiance sans pour autant nuire à la concentration.
4 – Prendre à cœur le rôle d’animateur
Pilote de la réunion, l’animateur définit les règles pour entraîner le groupe vers les objectifs fixés. Soucieux d’un bon dosage entre directivité et participation, il doit veiller à donner la parole à tous avec dans sa boîte à outils : le jeu du questionnement, le tour de table, la relance du débat…. Il est là aussi pour calmer le jeu, temporiser les tensions, voire gérer des conflits.
5 – Adopter les bonnes postures
Les attitudes corporelles, notamment de l’animateur, sont déterminantes dans la captation d’un auditoire. Se lever et marcher, regarder chaque membre, moduler sa voix en variant son rythme de phrasé, etc, la combinaison de différentes gestuelles contribue à donner du punch à la réunion.
6 – Instaurer un dialogue fécond
Une bonne réunion se doit d’être participative. Il existe différentes techniques pour favoriser des échanges équilibrés et fructueux. Par exemple, le bâton de parole qui permet à chacun de s’exprimer à tour de rôle. Autre outil : le carnet de bons de parole individuel. Remis en début de réunion, Il donne droit à un temps d’expression strict par sujet (1 à 5 mn). Ses outils évitent qu’un ou deux membres monopolisent la parole.
7 – Booster la créativité des participants
L’environnement d’une réunion doit être flexible pour que les idées fusent. Pour stimuler les qualités créatives des participants plusieurs dispositifs ont fait leurs preuves : laisser les gens se lever, écrire ou dessiner ; emmener le groupe à l’extérieur (un changement inattendu qui stimule l’esprit) ; privilégier le recours à des jeux… À travers ces actions ludiques, certaines personnes se révèlent de vraies forces de proposition.
