Las siete claves de una reunión dinámica
1 – Entra de inmediato al tema de la reunión
Luego de unos momentos iniciales recordando los objetivos de la reunión, es preferible comenzar inmediatamente con los temas más sensibles o complejos. Además de que las personas están más atentos normalmente al comienzo de la reunión, este enfoque promueve la participación de los asistentes.
Las siete claves de una reunión dinámica
Hacer que tu reunión sea un encuentro efectivo no es tarea fácil.
Una vez resueltos los aspectos prácticos (la elección de la sala, el orden del día, los participantes, etc.), aún queda mucho por hacer. El equipo de All My Meeting de Accor te ayudan con consejos profesionales para mantener la atención de los participantes y darles ganas de venir a la siguiente sesión.
Luego de unos momentos iniciales recordando los objetivos de la reunión, es preferible comenzar inmediatamente con los temas más sensibles o complejos. Además de que las personas están más atentos normalmente al comienzo de la reunión, este enfoque promueve la participación de los asistentes.
Si organizas reuniones periódicamente, es preciso que a menudo modifiques su formato: cambia la agenda, emplea nuevos medios como por ejemplo la videoconferencia, invita a un presentador sorpresa… Romper con la rutina despierta la curiosidad y estimula la atención.
No todo el mundo tiene la misma facilidad para hablar en público. Por eso es importante que crees un ambiente que no sea demasiado estricto. Una palabra de bienvenida con algo humor y un toque informal en tu actitud son ingredientes que ayudarán a que haya un ambiente relajado sin que se pierda la concentración.
Quien dirige la reunión es el piloto del encuentro y debe definir las reglas para llevar el grupo hacia los objetivos que se han propuesto. Debes preocuparte porque haya un buena balance entre la franqueza y la participación; en tu caja de herramientas debes incluir el lograr que todos los participantes tengan su voz usando el juego de las preguntas, la mesa redonda dinámica, el relanzamiento de cualquier debate…. Estás allí también para calmar los ánimos, reducir las tensiones e incluso mediar si se presentan conflictos.
Las actitudes corporales, particularmente las del animador, son decisivas para captar la audiencia. Levántate, pasea por el auditorio, mira cada tanto a cada uno de los participantes, modula tu voz variando el ritmo del fraseo… El combinar tus gestos cuando hablas ayuda a imprimirle dinamismo a tu reunión.
Para ser exitosa una reunión tiene que ser participativa. Hay diferentes técnicas para promover intercambios equilibrados y fructíferos. Por ejemplo, se puede ir pasando la palabra a todos los participantes para escuchar sus opiniones, lo que en algunos casos se hace con el “bastón de la palabra”, un bastón u otro objeto que se pasa de mano en mano pidiendo a cada uno su opinión.
Hay otras herramientas como el libro de vales de palabra. Al comienzo de la reunión se distribuyen “vales de palabra” a cada participante. Cada vale le da derecho a la persona a hablar un tiempo predeterminado (de uno a cinco minutos). El uso de los vales estimula a todos a hablar y evita que uno o dos miembros monopolicen la reunión.
El ambiente de la reunión debe ser flexible para que las ideas fluyan. Hay varios métodos que han demostrado ser eficaces para estimular la creatividad de los participantes: dejar que las personas se pongan de pie, escriban o dibujen; sacar el grupo fuera de la sala (un cambio inesperado estimula la mente) o favorecer el uso de juegos… A través de estas acciones divertidas, se estimula a algunos participantes que luego pueden terminar siendo verdaderos puntos fuertes de la reunión.