
¿Cómo empezar bien tu reunión?
PREPARACIÓN Y PUNTUALIDAD
Puede que te preguntes cómo comenzar una reunión ? En realidad, antes de plantearte esta pregunta, es necesario comprobar primero una serie de puntos:
- Todo debe estar listo antes de que lleguen los participantes, empezando por tu corbata;
- No dudes en revisar tu outfit una última vez frente al espejo, porque una camisa mal abotonada o un cordón desabrochado pueden empañar tu imagen incluso antes de aparecer;
- (PC, videoproyector, rotuladores…), así como la conexión a Internet;
- Si hay una presentación de PowerPoint en el programa, abre el documento en la primera página tratada y minimiza la ventana para no revelar su contenido;
- Y sobre todo, llegar a tiempo! Predica con el ejemplo si quieres ganarte el respeto de tu audiencia.
¿Cómo empezar bien tu reunión?
Sonríe, te están observando. Vestimenta, andar, expresión, gestos, habla… Los organizadores de la reunión son examinados desde los primeros segundos por los participantes.
¿Quieres tener éxito al empezar y alcanzar tus objetivos? Los expertos en reuniones del grupo Accor te ayudarán a descubrir las reglas de oro a seguir para iniciar tu reunión de la mejor manera posible.
Puede que te preguntes cómo comenzar una reunión ? En realidad, antes de plantearte esta pregunta, es necesario comprobar primero una serie de puntos:
- Todo debe estar listo antes de que lleguen los participantes, empezando por tu corbata;
- No dudes en revisar tu outfit una última vez frente al espejo, porque una camisa mal abotonada o un cordón desabrochado pueden empañar tu imagen incluso antes de aparecer;
- (PC, videoproyector, rotuladores…), así como la conexión a Internet;
- Si hay una presentación de PowerPoint en el programa, abre el documento en la primera página tratada y minimiza la ventana para no revelar su contenido;
- Y sobre todo, llegar a tiempo! Predica con el ejemplo si quieres ganarte el respeto de tu audiencia.
¿Todos han encontrado un lugar? ¿Están todos los ojos puestos en ti? Antes de hablar de ti o de tu negocio, halaga a tus participantes. Agradéceles por venir, resalta su puntualidad y el valioso tiempo que estuvieron dispuestos a brindarte.
¿Ves sonrisas en las caras? Felicitaciones, has logrado tu primer objetivo: crear un ambiente relajante y atraer la atención de tus participantes.
Enumera las reglas que deben seguir, en particular en lo que respecta al uso de teléfonos móviles, pidiendo que contribuyan al buen desarrollo de la reunión.
Ha llegado el momento de hablar de ti. Menciona tu nombre, tu función en la empresa que representas y posiblemente tus antecedentes si crees que tu experiencia juega a tu favor.
Sin embargo, no caigas en la megalomanía. Sé cordial, relajado y atento. Y sobre todo, mira a tu audiencia a los ojos.
El humor y la complicidad son armas muy efectivas para conseguir lo que quieres. Invita a los participantes a presentarse si no son muchos. Este paso es muy importante porque permite que cada miembro se integre al grupo.
Comenta brevemente el tema de la reunión y el objetivo a alcanzar. No te extiendas demasiado, tendrás mucho tiempo para revelar tus habilidades para hablar más adelante. Se trata de preparar el escenario y recordar el motivo de la reunión. Haz una breve pausa para observar las reacciones e invita a los participantes a hacer preguntas antes de pasar a la agenda.
En principio, todos los participantes han recibido y estudiado el orden del día antes de la reunión. Dicho eso, mejor repasar los puntos principales por cubrir con ellos. Es posible que las personas frente a ti vengan de otra reunión, hayan dejado a sus hijos en el colegio o vayan a comer algo. Ahora necesitan concentrarse en tu tema y debes ayudarlos a lograrlo.
Último consejo, pero no menos importante: llama la atención a los que llegan tarde y a los disruptores con un toque de humor o ironía. De esta manera les comunicas que puedes ser gentil pero firme.