Die 7 Schlüssel zu einem dynamischen Meeting
1 – Kommen Sie sofort zum Thema
Nach einer ersten Phase, in der die Ziele in Erinnerung gerufen werden, ist es vorteilhaft, die Sitzung mit den heikelsten oder komplexesten Themen zu beginnen. Abgesehen von der Tatsache, dass die Aufmerksamkeit zu Beginn der Sitzung größer ist, fördert dies auch die Beteiligung der Mitglieder.
Die 7 Schlüssel zu einem dynamischen Meeting
Es ist keine leichte Aufgabe, ein Meeting effektiv zu planen und zu organisieren.
Nachdem die praktischen Aspekte geklärt sind (Wahl des Raumes, Tagesordnung, Teilnehmer usw.), muss noch alles durchdacht werden. Die All My Meeting-Teams von Accor stehen Ihnen mit professionellen Ratschlägen zur Seite und sorgen dafür, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmer erhalten bleibt und sie sich auf das nächste Meeting freuen.
Nach einer ersten Phase, in der die Ziele in Erinnerung gerufen werden, ist es vorteilhaft, die Sitzung mit den heikelsten oder komplexesten Themen zu beginnen. Abgesehen von der Tatsache, dass die Aufmerksamkeit zu Beginn der Sitzung größer ist, fördert dies auch die Beteiligung der Mitglieder.
Bei regelmäßig stattfindenden Sitzungen ist es sinnvoll, die Modalitäten zu ändern: die Tagesordnung zu unterbrechen, neue Medien wie Videokonferenzen zu nutzen, einen Überraschungsredner einzuladen usw. Die Unterbrechung der Routine weckt Neugier und Aufmerksamkeit.
Nicht jedem fällt es leicht, sich vor einem Publikum zu äußern. Deshalb ist es wichtig, dass die Atmosphäre nicht zu streng ist. Eine humorvolle Begrüßung und eine lockere Kleidung helfen, Selbstvertrauen aufzubauen, ohne die Konzentration zu beeinträchtigen.
Der Moderator legt die Regeln fest, um die Gruppe zu den gesteckten Zielen zu führen. Er achtet auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Direktheit und Partizipation und muss dafür sorgen, dass jeder in seinem Werkzeugkasten zu Wort kommt: das Spiel mit den Fragen, der dynamische runde Tisch, die Wiederbelebung der Diskussion…. Er ist auch da, um zu beruhigen, Spannungen abzubauen oder sogar Konflikte zu managen.
Die Körperhaltung, insbesondere die des Moderators, ist entscheidend, um das Publikum zu fesseln. Stehen Sie auf und gehen Sie umher, schauen Sie jeden Teilnehmer an, modulieren Sie Ihre Stimme, indem Sie den Phrasierungsrhythmus variieren usw. Die Kombination verschiedener Gesten trägt dazu bei, dem Meeting mehr Schwung zu verleihen.
Ein gutes Meeting sollte partizipativ sein. Es gibt verschiedene Techniken, um einen ausgewogenen und produktiven Austausch zu fördern. Zum Beispiel der Redestab, mit dem jeder abwechselnd das Wort ergreifen kann.
Ein anderes Werkzeug ist das individuelle Redebuch. Es wird zu Beginn der Sitzung ausgeteilt und berechtigt zu einer festen Redezeit pro Thema (1 bis 5 Minuten). Das verhindert, dass nur ein oder zwei Mitglieder das Wort ergreifen.
Die Besprechungsumgebung sollte flexibel sein, damit die Ideen fließen können. Um die Kreativität der Teilnehmer zu fördern, haben sich verschiedene Methoden bewährt: Aufstehen, schreiben oder zeichnen; mit der Gruppe ins Freie gehen (eine unerwartete Abwechslung, die den Geist anregt); den Einsatz von Spielen fördern… Durch diese unterhaltsamen Aktivitäten erweisen sich manche Personen als wirklich proaktive Spieler…