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Comente o organizador une réunion efficace ?

Com um pequeno método (e algumas dicas emprestadas das maiores empresas da web), descubra como fazer as reuniões rimar com eficiência e tomada de decisões.

I/ Prepare bem a sua reunião

Para colocar sua reunião nos trilhos, é importante prepará-la em detalhes, de acordo com o método TOP. Isto consiste em definir claramente os seguintes elementos:

- T é para Theme : Definir precisamente o tema da reunião, ou seja, que tópicos serão discutidos (e, por acaso, que tópicos não serão discutidos).

- O de Objectivo : Qual deve ser o resultado da reunião? Qual é o resultado desejado? É uma transmissão de informação, um relatório, uma decisão coletiva ou a produção de um brief criativo? O produto final da reunião deve ser definido antes de ser convocado.

- P de Plano : Como será conduzida a reunião e que medidas serão tomadas?

Os resultados desta análise TOP devem ser incluídos na agenda, que pode então ser encaminhada aos participantes.

 

II/ ter apostado em todos os talentos presentes

Evite a todo o custo que a sua reunião se transforme numa mesa redonda onde a palavra seja monopolizada por oradores em início de sessão, ou pelos níveis mais altos da hierarquia... Uma reunião bem sucedida deve estimular as interações criando um espaço de escuta onde até as pessoas mais tímidas se podem expressar. Uma tarefa delicada, que se baseia principalmente em sobre os talentos do facilitador da reunião. Um papel a não negligenciar!

illustration Atelier by Mama Shelter

III/ Atingir uma tomada de decisão real

As reuniões informativas são úteis, mas na maioria das vezes uma reunião bem sucedida envolve através da tomada de decisões que levará à acção.

Para suas reuniões de funcionários, o Google implementou uma metodologia que consiste em nomear um tomador de decisões por reunião. 

Ele ou ela deve garantir que cada ação seja designada a um colaborador, que assegurará sua implementação uma vez que a reunião tenha terminado.

IV/ Colocando a tecnologia a serviço da reunião

Uma boa sala de reuniões deve colocá-lo em posição de nas melhores condições materiaissem nenhuma surpresa desagradável.

Para isso, a conectividade (wifi e com fio) e as mais recentes interfaces de exibição (telas de LED, som HiFi) são essenciais para uma reunião eficiente. Idealmente para reuniões importantes, você pode usar a presença de de um "Welcomer". 

Como ponto de contacto único, ele é capaz de receber os participantes e gerir os problemas técnicos, garantindo ao mesmo tempo que cada detalhe está sob controlo.

V/ A importância de um espaço estimulante

Quem não suspirou ao entrar numa sala de reuniões austera, com mobiliário antiquado e onde o único foco é um Powerpoint a preto e branco?

Richard Branson, o icónico CEO da Virgin, lembra-nos uma regra essencial de reuniões bem sucedidas: surpreender os participantes com o local da reunião. Ele incentiva seus funcionários a se encontrarem em um parque, em um café ou em qualquer outro lugar criativo que encoraje o pensamento criativo.

A importância de uma sala de reuniões moderna e estimulante é também o que levou o grupo Accor a oferecer diferentes tipos de salas, tais como Eureka por Novotel, PlayGround por Pullman ou as Oficinas de Abrigo para Mamãe Salas de reunião calibradas para reuniões estimulantes e criativas, graças a móveis coloridos e inovadores e equipamentos de última geração, em um espaço dedicado à produtividade.

Tudo o que você precisa para reuniões de sucesso!