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Comment faire un compte-rendu original ?
Os objetivos de um relatório Os principais objectivos de uma reunião são sempre os mesmos: resumir os elementos essenciais a reter, registar as decisões tomadas e manter um registo escrito. Para sair do formato habitual do Word, aqui estão algumas ideias para os minutos originais: vídeo, Storify, aplicação móvel...
"Storify": o relatório de curadoria 2.0
Storify é a melhor ferramenta para relatar sobre uma conferência, workshop ou evento de treinamento 2.0. Nesses eventos repletos de informações, os apresentadores muitas vezes fazem suas apresentações de forma bastante rápida e citam exemplos para ilustrar um determinado tópico. Mas felizmente, com o advento do Twitter, os participantes não hesitam mais em ir e obter essas informações adicionais ao vivo e compartilhá-las instantaneamente na hashtag dedicada ao evento. Com o Storify, você pode não só editar textos e imagens, mas também inserir tweets, URLs, vídeos e qualquer outra coisa que possa ser compartilhada na internet. Um relatório interativo 2.0 que você também pode compartilhar em redes sociais ou como um pdf.
"Beesy" (Abelhas) : a aplicação bem nomeada para gestores com excesso de trabalho
Se você é um amante de ferramentas digitais e passa seus dias em reuniões, a aplicação móvel Beesy lhe poupará muito tempo. Disponível no iPhone, iPad, iWatch e web, funciona mesmo offline e sincroniza todas as suas acções em todos os seus dispositivos digitais. Graças a um layout automático que segue a sua agenda, a tomada de notas inteligente ou mesmo a automatização das suas tarefas a partir das suas notas, pode criar a acta da sua reunião com apenas alguns cliques. E se você gosta da ferramenta, você também pode usá-la para organizar eficientemente o trabalho de suas equipes.
Vídeo: uma reportagem animada para captar a atenção
Que tal um vídeo curto de um minuto e meio que capte os pontos altos da sua reunião? Ou passagens curtas dos destaques da reunião? Uma forma de revisitar os minutos clássicos, de captar a atenção dos seus funcionários e de humanizar as trocas no trabalho. Todos poderão assistir ao vídeo entre duas tarefas durante o dia. E para poupar ainda mais tempo, você pode se filmar diretamente após a reunião, recapitulando os pontos-chave e as decisões tomadas. Tudo o que você precisa fazer é baixar o vídeo para o seu computador e compartilhá-lo por e-mail ou no grupo Whatsapp da sua equipe.
A tabela: simples e eficiente para lidar com muitas ações
Se, por outro lado, você acha estes formatos digitais muito complicados, uma simples planilha de Excel também fará o truque. Especialmente se você tomou muitas ações durante a reunião e elas dizem respeito a muitos funcionários. Neste caso, nada poderia ser mais fácil de organizar o trabalho e distribuir os papéis. Crie três colunas: nome da tarefa (ou um número), resumo das discussões/objetivos e a pessoa responsável pela ação a ser tomada. Num relance, cada pessoa poderá ver a parte que lhe diz respeito e consultar o resumo correspondente sem ter que passar por todo o relatório.
Em qualquer caso, qualquer que seja o formato escolhido, o importante é que ele atenda às suas necessidades e hábitos para ser benéfico para o maior número possível.
