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Comment faire un bon compte-rendu de votre réunion ?
A sua reunião foi um grande sucesso. Os seus colaboradores compreenderam todos os conceitos, os seus clientes foram seduzidos pelo seu novo produto ou o seu director felicitou-o pela sua apresentação!
Preparação da agendagestos, discurso dinâmico, trabalho em equipe, disposição da sala não deixaste nada ao acaso.
De agora em diante, tudo o que você tem que fazer é tratar o relatório da sua reunião para cristalizar as boas intenções.
Objetivos do relatório
Um bom relatório deve cumprir quatro objetivos:
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Revisar os elementos essenciais da reunião ;
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Agindo sobre as decisões tomadas ;
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Refrescar as memórias dos participantes e permitir que aqueles que não estão presentes entrem no comboio;
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Construir um arquivo valioso que pode ser consultado em qualquer momento (dimensão histórica).
Ataque enquanto o ferro está quente
Alguns organizadores de reuniões esperam uma semana antes de compartilharem suas atas por causa de suas agendas ocupadas.
Não espere tanto tempo ou vai perder a substância da discussão. Os conceitos que foram claros para você durante a reunião parecerão pouco claros fora do contexto.
Além disso, os participantes podem ter participado de meia dúzia de eventos após o seu. Escreva para a sua acta dentro de dois ou três dias após a reuniãoidealmente no dia seguinte.
Cabeçalho
Não descuide desta primeira parte. É o mostruário do seu relatório que fará com que os participantes queiram continuar a ler.
As seguintes informações devem ser incluídas no cabeçalho: seu nome, a data e o local da reunião, o assunto (título) e os nomes dos participantes (e suas funções, se você os conhece).
Introdução
A introdução deve responder às seguintes perguntas: Quem é? Quando? Onde? Porquê?
Para esta última pergunta, escreva duas ou três frases para explicar porque você decidiu realizar a sua reunião.
Desenvolvimento
O relatório é um trabalho de síntese. É composto por retomar as idéias importantes e destaques das discussões que acrescentaram valor à sua reunião.
Portanto, não escreva apenas tudo o que foi dito. O corte e a colagem também não é permitido. Você deve reformulem o que os oradores disseram nas vossas próprias palavras.ao assegurar que popularizar termos técnicos se necessário. Os fatos devem ser rastreados de acordo com aordem cronológica. Escreva sempre no presente e use a terceira pessoa quando se referir ao que está a dizer.
Principalmente, permanecer objetivo. A sua caneta deve permanecer neutra, mesmo que não concorde com os seus colaboradores. Críticas e opiniões pessoais não têm lugar neste tipo de exercício.
Conclusão
Termine o seu relatório com a(s) decisão(ões) tomada(s). Acrescente a hora em que a reunião terminou, possivelmente a duração total. Se outras reuniões ou conferências já estiverem agendadas, por favor mencione-as indicando as datas que você escolheu.
Se você ainda não está confortável com este exercício, você deve saber que há modelos de relatório. Eles serão de grande ajuda para você até que você possa definir o seu próprio modelo.
"E se você quiser sair do formato clássico das palavras, aqui estão algumas exemplos de relatórios mais originais. "
