En tant qu’organisateur de réunions, vous accordez une grande importance aux détails. Cependant, certains éléments ont pu passer entre les mailles de votre filet. De la même façon qu’il existe des conseils et des techniques apportant une valeur ajoutée à votre réunion ou votre séminaire, certaines erreurs peuvent plomber un évènement que vous avez mis des semaines à préparer.
Esprit d’équipe, cohésion, motivation, confiance en soi, autonomie, créativité… Si vous voulez faire ressortir toutes ces valeurs et garantir le succès de votre réunion, voici six erreurs que vous devez absolument éviter.
Erreur N°1 – Ne choisissez pas un horaire inapproprié
L’attention est un ingrédient essentiel au bon déroulement d’une réunion. Evitez de programmer votre réunion trop tôt le matin lorsque les participants sont encore endormis, ou trop tard dans la journée lorsqu’ils ne pensent qu’à rentrer chez eux.
Le lundi matin et le vendredi après-midi sont à bannir absolument, car le niveau de concentration et la bonne humeur à ces moments de la semaine sont généralement au plus bas.
Erreur N°2 – Ne programmez pas de réunion sans ordre du jour
Il n’y a rien de pire que des participants qui se rendent à une réunion sans connaître les points qui seront abordés. Une réunion sans ordre du jour a plusieurs conséquences : des participants mal préparés et peu concentrés, une réunion non productive et une perte de crédit de l’organisateur.
Erreur N°3 – Ne tolérez aucun commentaire ou comportement déplacé
Une réunion ne doit être ni un long fleuve tranquille, ni un tohu-bohu. Il vous appartient de créer un cadre dynamique et convivial en ayant recours à votre créativité (musique d’ambiance, film de bienvenue, affiches, post-it, matériel…), mais vous devez également préserver cette bonne dynamique.
Montrez-vous sympathique, compréhensible et à l’écoute, mais optez pour la tolérance zéro en ce qui concerne le manque de discipline. Ceci est valable aussi bien pour les commentaires que pour les attitudes ou l’utilisation du téléphone portable. Si un élément perturbateur ne change pas d’attitude malgré la prise de connaissance des règles fixées et un rappel à l’ordre, demandez-lui de sortir pour le bien du groupe.
Erreur N°4 – Ne vous perdez pas dans les méandres de votre discours
Beaucoup d’organisateurs croient bien faire en rédigeant des notes et des préparations PowerPoint à tire-larigot. Néanmoins, vos notes et vos diapositives ne sont qu’un squelette, un support à partir duquel vous guidez votre auditoire.
Détachez-vous de vos supports et évitez les monologues interminables qui assomment les participants et leur ferment les portes de la réflexion.
Erreur N°5 – Ne négligez pas le rôle actif des participants
Certains organisateurs souhaitent porter seuls le poids de leur réunion, oubliant qu’il s’agit d’une formidable occasion d’échanger ses idées et des bonnes pratiques. Ne vous enfermez pas dans votre plan ni dans votre monologue.
Sollicitez l’avis des participants, posez-leur des questions, éveillez leur curiosité et organisez des ateliers qui les obligeront à travailler et réfléchir en équipe. Le brainstorming est excellent pour dynamiser un groupe.
Erreur N°6 – Ne concluez pas la réunion sans prendre de décisions
Une des erreurs classiques consiste à développer un concept, à présenter un produit ou à dévoiler une stratégie, puis de demander aux participants s’ils ont bien compris. Rares sont ceux qui osent dire non. Observez les réactions pour essayer de lire leurs pensées et surtout, ne clôturez pas votre réunion sans prendre une ou plusieurs décisions.
Maintenant que vous savez quelles erreurs éviter lors de votre prochaine réunion, découvrez comment organiser une réunion efficace.
