Comment bien débuter votre réunion ?

Souriez, vous êtes observé. Tenue vestimentaire, démarche, expression, gestuelle, prise de parole…

Les organisateurs de réunion sont examinés dès les premières secondes par les participants. Vous voulez réussir votre entrée en matière et atteindre vos objectifs ?

Découvrez les règles d’or à suivre pour démarrer votre réunion de la meilleure façon possible.

Préparation et ponctualité

Tout doit être en place avant l’arrivée des participants, à commencer par votre cravate. N’hésitez pas à passer au crible votre tenue une dernière fois dans un miroir, car une chemise mal boutonnée ou un lacet défait peut ternir votre image avant même de vous être présenté. Vérifiez le bon fonctionnement des appareils que vous utiliserez (PC, vidéoprojecteur, feutres…), ainsi que la connexion Internet. Si une présentation PowerPoint est au programme, ouvrez le document à la première page traitée et réduisez la fenêtre pour ne pas dévoiler son contenu. Et surtout, soyez à l’heure ! Montrez l’exemple si vous voulez gagner le respect de votre public.

REMERCIEMENTS ET RÈGLES À RESPECTER

Tout le monde a trouvé une place ? Tous les regards sont braqués sur vous ? Avant de parler de vous ou de votre entreprise, flattez vos participants. Remerciez-les d’être venus, mettez en avant leur ponctualité et leur précieux temps qu’ils ont bien voulu vous accorder. Quelques sourires apparaissent sur les visages ? Félicitations, vous avez atteint votre premier objectif : créer un cadre relaxant et attirer l’attention de vos participants. Énumérez les règles qu’ils sont tenus de respecter, notamment en ce qui concerne l’utilisation du téléphone portable, en précisant qu’elles contribuent au bon déroulement de la réunion.

PRÉSENTATION

Le moment de parler de vous est arrivé. Mentionnez votre nom, votre rôle dans l’entreprise que vous représentez et, éventuellement, votre parcours si vous estimez que votre expérience jouera en votre faveur. Cependant, ne tombez pas dans la mégalomanie. Soyez cordial, détendu et à l’écoute. Et surtout, regardez votre public dans les yeux. L’humour, la complicité et la connivence sont des armes très efficaces pour obtenir ce que l’on veut. Invitez les participants à se présenter s’ils ne sont pas trop nombreux. Cette étape est très importante, car elle permet à chaque membre de s’intégrer au groupe.

ABORDEZ VOTRE SUJET DE MANIÈRE SUCCINCTE

Évoquez brièvement le thème de la réunion et l’objectif à atteindre. Ne vous étalez pas trop, vous aurez tout le loisir de révéler vos talents d’orateur par la suite. Il s’agit ici de planter le décor et de rappeler pourquoi vous êtes réunis. Marquez une petite pause pour observer les réactions et invitez les participants à poser leurs questions avant de passer à l’ordre du jour.

RELISEZ L’ORDRE DU JOUR

En principe, tous les participants ont reçu et étudié l’ordre du jour en amont de la réunion. Cela dit, mieux vaut revoir avec eux les principaux points à traiter. Les personnes qui se trouvent devant vous viennent peut-être d’une autre réunion, de laisser leurs enfants à l’école ou de se restaurer. Elles doivent désormais se concentrer sur leur sujet et vous devez les aider à y parvenir.

Dernier conseil, mais pas des moindres : rappelez à l’ordre les retardataires et les perturbateurs avec une pointe d’humour ou d’ironie. Vous leur communiquerez ainsi que votre main douce peut aussi être ferme.

Dernier conseil, mais pas des moindres :

rappelez à l’ordre les retardataires et les perturbateurs avec une pointe d’humour ou d’ironie.

Vous leur communiquerez ainsi que votre main douce peut aussi être ferme.