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Comment faire un bon compte-rendu de votre réunion?

Il vostro incontro è stato un grande successo. I tuoi dipendenti hanno capito tutti i concetti, i tuoi clienti sono stati sedotti dal tuo nuovo prodotto o il tuo manager si è congratulato con te per la tua presentazione!

Preparazione dell'ordine del giornogesti, discorso dinamico, lavoro di squadra, disposizione della stanza non avete lasciato nulla al caso.

D'ora in poi, tutto quello che dovete fare è trattare il segnalare della vostra riunione per cristallizzare le buone intenzioni.

Obiettivi del rapporto

Un buon rapporto dovrebbe soddisfare quattro obiettivi:

 

  1. Rivedere gli elementi essenziali della riunione;

  2. Agire sulle decisioni prese ;

  3. Rinfrescare la memoria dei partecipanti e permettere a coloro che non sono presenti di salire sul carrozzone;

  4. Costruire un archivio di valore che può essere consultato in qualsiasi momento (dimensione storica).

Colpire mentre il ferro è caldo

Alcuni organizzatori di riunioni aspettano una settimana prima di condividere i loro verbali a causa dei loro impegni.

Non aspettate così tanto o perderete la sostanza della discussione. I concetti che vi erano chiari durante la riunione vi sembreranno poco chiari fuori dal contesto.

Inoltre, i partecipanti possono aver partecipato a una mezza dozzina di eventi dopo il tuo. Scrivere i vostri verbali entro due o tre giorni dalla riunioneidealmente il giorno dopo.

Intestazione

Non trascurate questa prima parte. È la vetrina del vostro rapporto che farà sì che i partecipanti vogliano continuare a leggere.

Le seguenti informazioni dovrebbero essere incluse nell'intestazione: il tuo nome, la data e il luogo della riunione, l'argomento (titolo) e i nomi dei partecipanti (e le loro funzioni, se le conoscete).

Introduzione

L'introduzione dovrebbe rispondere alle seguenti domande: Chi è? Quando? Dove? Perché?

Per quest'ultima domanda, scrivi due o tre frasi per spiegare perché hai deciso di tenere la tua riunione.

Sviluppo

Il rapporto è un lavoro di sintesi. Consiste in prendere le idee importanti e i punti salienti delle discussioni che hanno aggiunto valore alla vostra riunione.

Pertanto, non limitatevi a scrivere tutto ciò che è stato detto. Anche il taglia e incolla non è permesso. È necessario riformulare ciò che gli oratori hanno detto con parole proprieassicurando che divulgare i termini tecnici se necessario. I fatti devono essere tracciati secondo ilordine cronologico. Scrivere sempre al presente e usate la terza persona quando vi riferite a ciò che state dicendo.

Per lo più, rimanere obiettivo. La tua penna deve rimanere neutrale, anche se non sei d'accordo con i tuoi collaboratori. Le critiche e le opinioni personali non hanno posto in questo tipo di esercizio.

Conclusione

Termina il tuo rapporto con la decisione o le decisioni prese. Aggiungete l'ora in cui la riunione è finita, eventualmente la durata totale. Se sono già in programma altre riunioni o conferenze, si prega di menzionarle indicando le date che avete scelto.

Se non siete ancora a vostro agio con questo esercizio, dovete sapere che ci sono modelli di rapporto. Vi saranno di grande aiuto fino a quando non potrete definire il vostro modello.

"E se volete uscire dal classico formato di parole, ecco alcuni esempi di rapporti più originali. "

Comment faire un bon compte-rendu ?