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I 7 cliché di una riunione dinamica
Rendere efficace la vostra riunione non è un compito facile.
Una volta sistemati gli aspetti pratici (scelta della sala, ordine del giorno, partecipanti...), resta tutto da fare. Ecco alcuni consigli professionali per mantenere l'attenzione dei partecipanti e far sì che vogliano tornare per una sessione futura.
1 - Arrivare subito al cuore della questione.
Dopo un richiamo iniziale degli obiettivi, è preferibile iniziare la riunione con gli argomenti più sensibili o complessi. Oltre al fatto che l'attenzione è più forte all'inizio della riunione, questo approccio incoraggia il coinvolgimento dei membri.
2 - Spostare la messa in scena
Se le riunioni si tengono regolarmente, è utile modificare le modalità: disturbare l'ordine del giorno, usare nuovi media come la videoconferenza o chiamare un oratore a sorpresa, ecc. Rompere la routine scatena la curiosità e aumenta l'attenzione.
3 - Creare un'atmosfera rilassata
Non tutti sono ugualmente a loro agio nell'esprimersi davanti a un pubblico. È quindi importante che il clima creato non sia troppo rigido. Un'accoglienza umoristica e un tocco di casualità nell'abbigliamento sono ingredienti che aiutano a costruire la fiducia senza compromettere la concentrazione.
4 - Prendere a cuore il ruolo di facilitatore
Come leader della riunione, il facilitatore definisce le regole per guidare il gruppo verso gli obiettivi prefissati. Lui o lei è attento a trovare il giusto equilibrio tra leadership e partecipazione, e deve assicurarsi che tutti abbiano l'opportunità di parlare, utilizzando i seguenti strumenti: il gioco delle domande, la tavola rotonda e il seguito del dibattito. .... Lui o lei è anche lì per calmare le cose, allentare le tensioni e persino gestire i conflitti.
5 - Adottare le posture giuste
Atteggiamenti del corpo, specialmente del facilitatoreL'uso del linguaggio del corpo, del linguaggio del corpo, del linguaggio del corpo, del linguaggio del corpo, del linguaggio del corpo, del linguaggio del corpo, del linguaggio del corpo, del linguaggio del corpo, del linguaggio del corpo, del linguaggio del corpo, del linguaggio del corpo, del linguaggio del corpo, del linguaggio del corpo, del linguaggio del corpo, del linguaggio del corpo, del linguaggio del corpo, del linguaggio del corpo Alzarsi e camminare, guardare ogni membro, modulare la voce variando il ritmo del fraseggio, etc., la combinazione di diversi gesti aiuta a dare un'impronta alla riunione.
6 - Stabilire un dialogo fruttuoso
Una buona riunione dovrebbe essere partecipativa. Ci sono varie tecniche per promuovere scambi equilibrati e fruttuosi. Per esempio, il bastone parlante, che permette a tutti di parlare a turno. Un altro strumento è il quaderno di conversazione individuale. Dato all'inizio della riunione, dà il diritto di esprimersi rigorosamente per argomento (da 1 a 5 minuti). Questi strumenti evitano che uno o due membri monopolizzino la parola.
7 - Stimolare la creatività dei partecipanti
L'ambiente di una riunione deve essere flessibile per far fluire le idee. Per stimolare le qualità creative dei partecipanti, diversi espedienti si sono dimostrati validi: lasciare che le persone si alzino, scrivano o disegnino; portare il gruppo all'esterno (un cambiamento inaspettato che stimola la mente); favorire l'uso di giochi... Attraverso queste azioni ludiche, alcune persone si rivelano essere vere e proprie forze di proposta.
