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Le smartphone en réunion, outil ou poison ?
Selon l’Observatoire BRUNEAU de la vie des français au bureau réalisé par TNS Sofres*, 74% des salariés interrogés s’ennuient en réunion et en profitent pour y pratiquer d’autres activités… Sur leur smartphone !
La désormais connexion permanente associée à la célèbre réunionite ont fait naître cette nouvelle pratique. Résultat, l’attention de votre auditoire s’en trouve diminuée et la réunion perd de son efficacité.
Accumulées sur une année, ce sont des heures de travail perdues et un coût réel pour l’entreprise.
Les salariés des grandes entreprises, notamment, passent beaucoup de temps en réunion. Un temps qui s’ajoute à la charge de travail quotidienne et qui peut poser problème dans la gestion des affaires courantes.
Il n’est donc pas rare que les salariés soient obligés de répondre à leurs mails en réunion (40%) pour ne pas prendre de retard sur leur to do list. Pis, 46% des salariés envoient des SMS, 42% préparent la réunion suivante (un comble) et 32% répondent même à leurs appels personnels !
Un comportement qui peut choquer de nombreux managers de la vieille école (et pas que), quand les portables n’existaient pas ou étaient interdits lors des réunions.
Autre problème, le fameux multitâche censé révolutionner le monde du travail est en réalité un leurre.
Le cerveau humain n’est pas conçu comme cela. En divisant son attention, le cerveau se fatigue et la qualité de concentration diminue.
Une enquête des fabricants de logiciels Atlassian a même démontré qu’un salarié a besoin de 16 minutes pour se reconcentrer après avoir consulté ses mails.
Une réunion exige concentration et pas de distraction
Si ce type de situations vous est familier, il est peut-être temps de revoir les habitudes de réunion de votre entreprise ou de votre service.
Mais alors que faire face au sacro-saint smartphone, cet appendice de notre cerveau dont nous n’arrivons plus à nous passer ? Que faire alors que tout le monde en a un à portée de main en permanence et que celui-ci est devenu un véritable outil de travail ?
Si l’interdiction est quasi impossible, le mieux est de réglementer son usage selon les besoins.
La matinée peut, par exemple, être dévolue à l’organisation de la journée. Un temps rapide où l’on peut passer des coups de fil, envoyer des mails, revoir son planning, etc. Le temps de la réunion devra, quant à lui, être plus lent, plus posé, et dédié à l’écoute et à l’échange avec ses collaborateurs.
Une attitude qui exige de la concentration et donc pas de distraction !
Seules conditions pour que cela fonctionne bien : les réunions ne peuvent durer des heures, à moins qu’elles ne soient entrecoupées de pauses. Et celles-ci ne peuvent avoir lieu tous les jours.
Si vous êtes en droit d’exiger de la rigueur et de la concentration en réunion, il n’est en revanche pas possible de demander à vos collaborateurs de passer la moitié de leur temps en réunion. Tout est question d’équilibre.
En conclusion, bien qu’une certaine tolérance soit inévitable à l’air du « tous connectés », il est néanmoins légitime de demander à vos collaborateurs d’éteindre leurs portables pendant les réunions, ou a minima de les mettre sur silencieux.
La réunion n’en sera que plus efficace et plus courte !
*BRUNEAU publie avec TNS Sofres la deuxième édition de son Observatoire de la vie des Français au bureau. Une étude qui éclaire et met en scène le quotidien des salariés, qu’il s’agisse de leurs comportements et habitudes mais aussi des changements opérés sur leur quotidien par l’utilisation croissante des outils digitaux. L’étude a été réalisée par TNS Sofres du 9 au 15 juin 2015, auprès d’un échantillon représentatif de 602 salariés âgés de 18 à 60 ans.
