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Retards en réunion : comment les éviter ?
Si l’exactitude était pour Louis XVIII « la politesse des rois », ce n’est pas toujours vrai pour les participants aux réunions.
Les entorses à l’horaire sont monnaie courante, nuisent à l’organisation de chacun et à l’efficacité du travail de tous.
Des collaborateurs récalcitrants ou des distraits chroniques dans vos rangs ?
Pour que vos futures réunions débutent sous le signe de la ponctualité, voici des méthodes qui ont fait leurs preuves.
À la bonne heure
Afin de mobiliser vos collaborateurs de façon optimale, mieux vaut mettre toutes les chances de vos côtés.
Première règle : fixer un horaire physiologiquement raisonnable et adapté à l’emploi du temps de la majorité des participants.
Une solution qui limitera les excuses du style embouteillages ou panne de réveil : idéalement 9h30/10h le matin, 14h/14h30 l’après-midi. Les créneaux conseillés pour une créativité au top !
Communiquer sur le jour J
Indiquer les objectifs et les enjeux de votre réunion est essentiel pour motiver vos collaborateurs. Ils se sentiront plus impliqués et seront plus enclins à faire un effort de ponctualité.
Pensez également à annoncer date et heure bien à l’avance. Les participants auront tout le loisir de s’organiser pour être présents le jour J et à l’heure dite, même s’ils viennent de loin. Pourquoi ne pas en profiter pour mentionner aussi que la réunion débutera précisément à l’horaire indiqué ? À bon entendeur… Une petite piqûre de rappel par mail la veille sera aussi bénéfique.
L’heure, c’est l’heure !
Aucun « maître de cérémonie » n’est à l’abri des impondérables (une technologie défaillante, un appel à passer en urgence…) et n’a une totale maîtrise des horloges.
Il doit cependant montrer l’exemple en lançant la réunion à l’heure, ne serait-ce que par respect envers les collaborateurs qui ont fait l’effort d’être ponctuels (ou le sont naturellement). La règle du jeu fixée, il aura toute légitimité pour la faire respecter par la suite et faire preuve de fermeté vis-à-vis des retardataires.
Remettre les pendules à l’heure
Que le retardataire agisse par négligence, manque de motivation ou un soupçon de provocation, plusieurs réactions sont possibles, à vous d’opter pour celle qui convient le mieux selon le contexte, sa personnalité et la vôtre :
-souligner son entrée forcément remarquée avec un mot teinté d’humour (ou d’ironie),
-faire preuve de la plus grande indifférence,
-autre astuce efficace : confier systématiquement aux retardataires une tâche, la rédaction du compte-rendu par exemple. Cela se saura… Pour les collaborateurs ponctuels à l’inverse, un café et quelques douceurs en tout début de séance sont de mise.
Il n’est jamais trop tard…
Les situations exceptionnelles et les cas de force majeure, ça existe. S’agissant des retards chroniques, n’hésitez pas à en discuter directement avec votre collaborateur.
Cela vous permettra sans doute d’identifier la difficulté et de trouver avec lui une solution pour améliorer sa ponctualité. Ce dernier doit cependant prendre conscience du désagrément occasionné !
