Quid d’un bon ordre du jour !
En tant qu’organisateur de réunions, vous souhaitez garantir le succès de votre conférence ou de votre séminaire. Brainstorming, jeux de rôles, team building…
Avant de mettre en place des activités destinées à attirer l’attention des participants ou améliorer la cohésion de votre équipe, vous devez accorder une période de réflexion à votre ordre du jour.
Telle la vitrine d’une boutique, il doit donner envie d’entrer dans votre salle et indiquer ce qu’on y trouvera. N’oubliez pas que derrière une réunion réussie se cache toujours un bon ordre du jour !
I/ Plantez le décor avec un titre clair
Liriez-vous un roman sans titre ? Certainement pas. Un ordre du jour sans titre produit le même effet : il rebute et ne donne pas envie de lire la suite. Pensez donc à insérer un titre.
Inutile de puiser dans votre imaginaire, la sobriété est préférée dans ce genre d’exercice. Votre titre doit être facilement lisible et compris par tous.
III/ Annoncez l’objectif de votre réunion
Pensez à résumer l’objectif de la réunion. Ce préambule est essentiel, car il vous évitera de perdre du temps et permettra aux participants de mieux se préparer.
Placez-le juste sous les informations élémentaires, en gras de préférence, afin qu’il soit bien visible.
IV/ Prévoyez le temps nécessaire à chaque intervention
Si votre réunion va être animée par des invités spéciaux, accordez-leur un temps de parole suffisant afin que leur intervention ait l’effet escompté.
Parlez du temps à allouer avec chacun d’entre eux en amont de votre réunion, suffisamment à l’avance pour avoir le temps d’organiser votre planning en fonction de leurs réponses.
Prévoyez quelques minutes supplémentaires pour les échanges entre les intervenants et les participants. Ils sont souvent très bénéfiques, et il serait dommage de devoir les interrompre.
II/ Ne négligez pas les informations élémentaires
Où ? Quand ? Qui ? Les réponses à ces trois questions doivent figurer dans l’en-tête, juste sous le titre.
Vous pouvez les introduire par les mentions suivantes : « Date et heure », « Lieu », « Participants » et « Intervenants/Invités spéciaux).
IV/ Le planning : ni trop bref, ni trop détaillé
Trois principaux éléments doivent figurer dans votre planning : le sujet de discussion, l’heure de début et de fin du sujet traité, ainsi que le nom des intervenants. Créez vos rubriques en sautant une ligne entre chaque sujet.
N’hésitez pas à ajouter une liste à puces sous les rubriques qui peuvent susciter quelques doutes.
VI/ Envoyez votre ordre du jour au bon moment
Inutile d’envoyer votre ordre du jour un mois avant votre réunion. Les participants auront probablement d’autres événements auxquels assister avant celui que vous organisez, et le vôtre ne figurera pas en tête de leur liste de priorités.
N’attendez pas non plus la veille, sous peine de voir venir des participants mal préparés qui n’ont même pas eu le temps de lire l’ordre du jour. Il est généralement conseillé de l’envoyer une semaine avant la réunion.
