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Comment organiser un workshop efficacement ?
Entre travaux pratiques et animations ludiques, vous construisez un événement dynamique et interactif avec votre équipe. Passez en mode workshop pour susciter l’adhésion, libérer la parole ou rénover les pratiques.
1) L’objectif
Place à l’originalité et à la décontraction, mais avec un cadre clair : à chaque atelier son enjeu. Quelle est la priorité du moment : définir un plan d’action, annoncer un changement, résoudre un conflit ? L’objectif figure sur l’invitation pour que les participants comprennent la démarche. Déjà acteurs de l’événement, ils peuvent ainsi contribuer à ajuster l’objectif du workshop, voire à inclure de nouvelles animations. L’interactivité, principe de base de l’atelier, commence donc dès le lancement du projet.
2) Les participants
Choisissez les collaborateurs en fonction de leur implication ou de leurs compétences, par rapport à l’objectif défini. Les relations hiérarchiques ne comptent pas, le but du workshop sera justement de les faire oublier. Les participants ne se connaissent pas tous, c’est l’autre intérêt de l’atelier : renforcer les liens et renouveler les relations de travail. Tous les profils sont les bienvenus : plus ils sont variés, plus le workshop sera fructueux. Par souci d’efficacité, comptez entre 5 et 10 personnes par groupe, quitte à diviser ensuite en sous-groupes de 2 ou 3 au gré des animations.
3) Le cadre
Le lieu est important pour l’ambiance et la praticité. Un salon feutré, une salle végétalisée, une terrasse côté jardin ? L’essentiel est de quitter le cadre habituel et de disposer d’un espace adapté aux animations. Si le workshop dure plusieurs heures, prévoyez des temps de pause et de convivialité. Faites du temps un élément stimulant, en veillant par exemple à la durée de chaque animation. Le sablier est un objet intéressant pour cela : souvent utilisé dans les jeux de société, il n’est pas associé à la compétition comme peut l’être un chronomètre.
4) L’animation
Des dessins, des post-it, des cartes à jouer, des objets insolites…. Ils serviront à un brainstorming, une mise en situation ou un partage d’expérience. Préparez votre introduction car elle donnera le ton et mettra en confiance. C’est aussi le temps des présentations, avec un rapide tour de table. Chaque point de vue, chaque proposition est la bienvenue. Votre humour stimulera le groupe et aidera les plus timides. Soyez toujours présents pour relancer ou recadrer les débats.
5) Le debriefing
C’est le moment de dresser la liste des actions proposées, des points de blocage résolus et aussi des points restés en suspens. Dans votre rôle d’organisateur, vous avez pris des notes au fur et à mesure : leur restitution alimente le dialogue, les participants sont invités à y réagir. Le tour de table est la façon la plus simple de faire participer tout le monde au debriefing. Il sera complété avantageusement par un questionnaire de satisfaction anonyme : il vous aidera à améliorer l’organisation et l’animation de futurs ateliers. Enfin, pour l’efficacité de la démarche, définissez avec le groupe les contours d’un nouvel atelier. Soit pour aborder un nouvel objectif avec eux, soit pour impliquer d’autres collaborateurs.
