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Comment faire un bon compte-rendu de votre réunion ?
Votre réunion a été un franc succès. Vos employés ont assimilé tous les concepts transmis, vos clients ont été séduits par votre nouveau produit ou votre responsable vous a félicité pour votre présentation !
Préparation de l’ordre de jour, gestuelle, discours dynamique, travail d’équipe, aménagement de la salle : vous n’avez rien laissé au hasard.
Désormais, il ne vous reste plus qu’à soigner le compte-rendu de votre réunion afin de cristalliser les bonnes intentions.
Objectifs du compte-rendu
Un bon compte-rendu doit remplir quatre objectifs :
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Reprendre les éléments essentiels de la réunion ;
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Acter les décisions prises ;
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Rafraîchir la mémoire des participants et permettre aux absents de prendre le train en marche ;
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Constituer une archive de grande valeur susceptible d’être consultée à tout moment (dimension historique).
Battre le fer tant qu’il est chaud
Certains organisateurs de réunion attendent une semaine avant de partager leur compte-rendu en raison de leur agenda bien rempli.
N’attendez pas si longtemps sous peine de perdre la substance des échanges effectués. Des concepts qui vous paraissaient clairs pendant la réunion vous sembleront flous hors contexte.
Par ailleurs, les participants auront peut-être assisté à une demi-douzaine d’évènements après le vôtre. Rédigez votre compte-rendu dans les deux ou trois jours qui suivent la réunion, idéalement le lendemain.
En-tête
Ne négligez pas cette première partie. Il s’agit de la vitrine de votre compte-rendu qui donnera envie aux participants de poursuivre la lecture.
Dans l’en-tête, doivent figurer les informations suivantes : votre nom, la date et le lieu de la réunion, le sujet traité (titre) et le nom des participants (ainsi que leurs fonctions si vous les connaissez).
Introduction
L’introduction doit répondre aux questions suivantes : Qui ? Quand ? Où ? Pourquoi ?
Concernant cette dernière question, rédigez deux ou trois phrases pour rappeler les raisons qui vous ont conduit à organiser votre réunion.
Développement
Le compte-rendu est un travail de synthèse. Il consiste à reprendre les idées importantes et les grandes lignes des échanges qui ont apporté une valeur ajoutée à votre réunion.
Par conséquent, ne vous contentez pas de coucher sur papier tout ce qui a été dit. Le copier-coller est également banni. Vous devez reformuler les propos des intervenants avec vos propres mots, en veillant à vulgariser les termes techniques si nécessaire. Les faits doivent être retracés en respectant l’ordre chronologique. Écrivez toujours au présent et utilisez la troisième personne lorsque vous évoquez vos propos.
Surtout, restez objectif. Votre plume doit rester neutre, même si vous ne partagez pas l’avis de vos collaborateurs. Les critiques et les opinions personnelles n’ont pas leur place dans ce genre d’exercice.
Conclusion
Terminez votre compte-rendu par la ou les décision(s) prise(s). Ajoutez l’heure à laquelle s’est achevée la réunion, éventuellement la durée totale. Si d’autres réunions ou conférences sont déjà programmées, pensez à les mentionner en indiquant les dates retenues.
Si vous ne vous sentez pas encore à l’aise dans cet exercice, sachez qu’il existe des modèles de compte-rendu. Ils vous seront d’une grande utilité jusqu’à ce que vous puissiez définir votre propre modèle.
« Et si vous voulez sortir du format word classique, voici quelques exemples de comptes-rendus plus originaux. »
