COMPARTIR
El smartphone en la red, ¿utilidad o veneno?
Según el Observatorio BRUNEAU de la vida de los franceses en la oficina realizado por TNS Sofres*, 74% de los empleados encuestados se aburren en las reuniones y aprovechan para hacer otras actividades... ¡En su smartphone!
La conexión, ahora permanente, asociada a la famosa reunionista ha dado lugar a esta nueva práctica. Como resultado, la atención de su público disminuye y la reunión pierde su eficacia.
Acumuladas a lo largo de un año, son horas de trabajo perdidas y un coste real para la empresa.
Los empleados de las grandes empresas, en particular, pasan mucho tiempo en reuniones. Este tiempo se añade a la carga de trabajo diaria y puede causar problemas en la gestión del día a día.
Por ello, no es raro que los empleados tengan que responder a sus correos electrónicos en las reuniones (40%) para no retrasarse en su para hacer lista. Y lo que es peor, 46% de los empleados envían SMS, 42% preparan la próxima reunión (el colmo) y 32% incluso responden a sus llamadas personales.
Un comportamiento que puede chocar a muchos directivos de la vieja escuela (y no sólo), cuando los teléfonos móviles no existían o estaban prohibidos durante las reuniones.
Otro problema es que la famosa multitarea que se supone que revoluciona el mundo del trabajo es en realidad un señuelo.
El cerebro humano no está diseñado así. Al dividir su atención, el cerebro se cansa y la calidad de la concentración disminuye.
Una encuesta realizada por el fabricante de software Atlassian mostró incluso que un empleado necesita 16 minutos para volver a concentrarse después de revisar su correo electrónico.
Una reunión requiere concentración y ausencia de distracciones
Si está familiarizado con este tipo de situaciones, puede ser el momento de revisar los hábitos de reunión de su empresa o departamento.
Pero, ¿qué hacer ante el sacrosanto smartphone, ese apéndice de nuestro cerebro del que ya no podemos prescindir? ¿Qué podemos hacer cuando todo el mundo tiene uno a su alcance en todo momento y se ha convertido en una verdadera herramienta de trabajo?
Si la prohibición es casi imposible, lo mejor es regular su uso según las necesidades.
La mañana puede dedicarse, por ejemplo, a organizar el día. Un tiempo rápido en el que puedes hacer llamadas telefónicas, enviar correos electrónicos, revisar tu agenda, etc. El tiempo de reunión debe ser más lento, más relajado, y dedicado a escuchar e intercambiar con los colegas.
Una actitud que requiere concentración y, por lo tanto, ¡no hay distracción!
La única condición para que esto funcione bien es que las reuniones no pueden durar horas, a menos que se intercalen con descansos. Y no pueden celebrarse todos los días.
Aunque tiene todo el derecho a exigir rigor y concentración en las reuniones, no puede pedir a sus empleados que pasen la mitad de su tiempo en reuniones. Todo es cuestión de equilibrio.
En conclusión, aunque es inevitable cierta tolerancia en la era de "todo conectado", es legítimo pedir a sus empleados que apaguen sus teléfonos móviles durante las reuniones, o al menos que los pongan en silencio.
La reunión será más eficiente y corta.
*BRUNEAU publica con TNS Sofres la segunda edición de su Observatorio de la Vida Francesa en la Oficina. Este estudio arroja luz sobre la vida cotidiana de los empleados, tanto en lo que se refiere a sus comportamientos y hábitos como a los cambios que provoca en su vida diaria el creciente uso de las herramientas digitales. El estudio fue realizado por TNS Sofres del 9 al 15 de junio de 2015, entre una muestra representativa de 602 empleados de entre 18 y 60 años.