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Retrasos en la reunión: ¿cómo evitarlos?

Si para Luis XVIII la exactitud era "la cortesía de los reyes", no siempre lo es para los participantes en las reuniones.

El desfase de horarios es común, afectando a la organización de todos y a la eficiencia del trabajo de todos.

¿Algún empleado recalcitrante o distracción crónica en sus filas?

Para asegurar que sus futuras reuniones empiecen a tiempo, aquí hay algunos métodos probados.

 

 

En el momento adecuado 

Para movilizar a sus empleados de manera óptima, es mejor poner todas las posibilidades de su lado.

Primera regla: establecer un horario que sea fisiológicamente razonable y adaptado al horario de la mayoría de los participantes.

Una solución que limitará las excusas como los atascos de tráfico o los fallos de los despertadores: lo ideal sería a las 9:30/10 de la mañana y a las 14:30 de la tarde. ¡Las franjas horarias recomendadas para la máxima creatividad!

Retards en réunion : comment les éviter ?

 

 

Retards en réunion : comment les éviter ?

Comunicarse el Día D

La identificación de los objetivos y temas de su reunión es esencial. para motivar a sus empleados. Se sentirán más involucrados y estarán más inclinados a hacer un esfuerzo por ser puntuales.

También recuerde anunciar la fecha y la hora con mucha antelación. Los participantes podrán hacer arreglos para estar presentes el día y la hora, aunque vengan de lejos. ¿Por qué no aprovechar también la oportunidad para mencionar que la reunión comenzará precisamente a la hora indicada? Un pequeño recordatorio por correo electrónico el día anterior también será beneficioso.

 

¡Es la hora! ¡Es la hora!

Ningún "maestro de ceremonias" es inmune a los imponderables (tecnología defectuosa, una llamada de emergencia...) y tiene un control total de los relojes.

Sin embargo, debe dar ejemplo empezando la reunión a tiempo, aunque sólo sea por respeto a los empleados que se han esforzado por ser puntuales (o son naturalmente puntuales). Una vez establecidas las reglas del juego, tendrá toda la legitimidad para hacerlas cumplir más tarde y mostrar firmeza hacia los que llegan tarde.

 

 

Poniendo las cosas en claro

Tanto si el rezagado actúa de forma negligente, desmotivado o con sospecha de provocación, son varias las reacciones posibles, de usted depende elegir la que mejor se adapte al contexto, a su personalidad y a la suya:

-subrayar su inevitable entrada con una palabra teñida de humor (o ironía),

-...muestran la mayor indiferencia,

-otro consejo efectivo: asignar sistemáticamente una tarea a los rezagados, la redacción de las actas por ejemplo. Para los empleados ocasionales, en cambio, un café y unos dulces al principio de la reunión son imprescindibles.

 

Nunca es demasiado tarde...

Existen situaciones excepcionales y casos de fuerza mayor. En cuanto a los retrasos crónicos, no dude en discutirlos directamente con su empleado.

Esto le permitirá sin duda identificar la dificultad y encontrar con él una solución para mejorar su puntualidad. Sin embargo, debe ser consciente de los inconvenientes.

Retards en réunion : comment les éviter ?

En las reuniones, como en las empresas en general, los buenos modales y el respeto de las normas son esenciales.
¡Vamos a "jugar juntos"!