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¡Quid d'un bon ordre du jour !

Comoorganizador de la reuniónUsted quiere garantizar el éxito de su conferencia o seminario. Lluvia de ideas, juegos de rol, creación de equipos...

Antes de organizar actividades para atraer la atención de los participantes o para mejorar la cohesión de su equipoPara ello, debe dejar tiempo para la reflexión en su agenda.

Al igual que un escaparate, debe hacer que la gente quiera entrar en su local e indicar lo que va a encontrar allí. Recuerda que detrás de una reunión exitosa siempre hay un buen orden del día.

I/ Prepara la escena con un título claro

¿Leerías una novela sin título? Desde luego que no. Un temario sin título tiene el mismo efecto: te desanima y hace que no quieras seguir leyendo. Así que piense en insertar un título.

No es necesario recurrir a la imaginación, se prefiere la sobriedad en este tipo de ejercicios. Su título debe ser fácilmente legible y comprensible para todos.

III/ Anuncie el objetivo de su reunión

Recuerda resumir el objetivo de la reunión. Este preámbulo es esencial, ya que le ahorrará tiempo y permitirá a los participantes estar mejor preparados.

Colóquelo justo debajo de la información básica, preferiblemente en negrita, para que sea claramente visible.

IV/ Planificar el tiempo necesario para cada intervención

Si su reunión va a contar con invitados especiales, concédales suficiente tiempo para hablar, de modo que su contribución tenga el efecto deseado.

Discuta la asignación de tiempo con cada uno de ellos antes de la reunión, con suficiente antelación para que tenga tiempo de organizar su agenda en función de sus respuestas.

Deje unos minutos más para los intercambios entre los ponentes y los participantes. Suelen ser muy beneficiosas y sería una pena tener que interrumpirlas.

II/ No descuidar la información básica

¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Quién? Las respuestas a estas tres preguntas deben incluirse en la cabecera, justo debajo del título.

Puede introducirlos como "Fecha y hora", "Lugar", "Participantes" y "Ponentes/Invitados especiales").

IV/ Planificación: ni demasiado corta ni demasiado detallada

Hay tres elementos principales que deben figurar en su programa: el tema de debate, la hora de inicio y finalización del tema y los nombres de los ponentes. Cree sus encabezados saltando una línea entre cada tema.

Siéntase libre de añadir una lista con viñetas en los epígrafes que puedan suscitar dudas.

VI/ Envíe su agenda en el momento oportuno

No es necesario enviar el orden del día un mes antes de la reunión. Es probable que los participantes tengan otros eventos a los que asistir antes que el que usted organiza, y el suyo no estará en su lista de prioridades.

Tampoco espere hasta el día anterior, o tendrá participantes mal preparados que ni siquiera han tenido tiempo de leer el orden del día. Por lo general, es aconsejable enviarlo una semana antes de la reunión.