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¿Cómo organizar una reunión eficaz?

Con un poco de método (y algunos consejos tomados de las mayores empresas de la red), descubra cómo hacer que las reuniones rimen con eficiencia y toma de decisiones.

I/ Prepara bien tu reunión

Para que la reunión vaya por buen camino, es importante prepararla con detalle, según el método TOP. Consiste en definir claramente los siguientes elementos:

- La T de Tema : Defina con precisión el tema de la reunión, es decir, qué temas se van a tratar (y, por cierto, qué temas no se van a tratar).

- O de Objetivo : ¿Cuál debería ser el resultado de la reunión? ¿Cuál es el resultado deseado? ¿Se trata de una transmisión de información, de un informe, de una decisión colectiva o de la elaboración de un encargo creativo? El producto final de la reunión debe definirse antes de su convocatoria.

- P de Plan : ¿Cómo se llevará a cabo la reunión y qué medidas se tomarán?

Los resultados de este análisis de TOP deben incluirse en el orden del día, que puede ser transmitido a los participantes.

 

II/ haber apostado por todos los talentos presentes

Evite a toda costa que su reunión se convierta en una mesa redonda en la que la palabra sea acaparada por oradores en ciernes, o por los niveles más altos de la jerarquía... Una reunión exitosa debe estimular las interacciones creando un espacio de escucha en el que incluso las personas más tímidas puedan expresarse. Una tarea delicada, que depende principalmente de en el talento del animador de la reunión. ¡Un papel que no hay que descuidar!

illustration Atelier by Mama Shelter

III/ Lograr una verdadera toma de decisiones

Las reuniones informativas son útiles, pero la mayoría de las veces una reunión exitosa implica mediante la toma de decisiones que conduzcan a la acción.

Para sus reuniones de empleados, Google ha implementado una metodología que consiste en nombrar un responsable de la toma de decisiones por reunión. 

Debe asegurarse de que cada acción se asigne a un colaborador, que se encargará de su ejecución una vez finalizada la reunión.

IV/ Poner la tecnología al servicio de la reunión

Una buena sala de reuniones debe ponerle en situación de en las mejores condiciones materialessin sorpresas desagradables.

Para ello, la conectividad (wifi y por cable) y las últimas interfaces de visualización (pantallas LED, sonido HiFi) son esenciales para una reunión eficaz. Idealmente, para las reuniones importantes, puede utilizar la presencia de de un "acogedor". 

Como punto de contacto único, es capaz de dar la bienvenida a los participantes y gestionar los problemas técnicos al tiempo que se asegura de que todos los detalles están bajo control.

V/ La importancia de un espacio estimulante

¿Quién no ha suspirado al entrar en una sala de reuniones austera, con mobiliario anticuado y donde el único foco de atención es un Powerpoint en blanco y negro?

Richard Branson, el emblemático consejero delegado de Virgin, nos recuerda una regla esencial para el éxito de las reuniones: sorprender a los participantes con el lugar de la reunión. Anima a sus empleados a reunirse en un parque, un café o cualquier otro lugar que fomente el pensamiento creativo.

La importancia de una sala de reuniones moderna y estimulante es también lo que ha llevado al grupo Accor a ofrecer diferentes tipos de salas como Eureka by Novotel, PlayGround de Pullman o los talleres de Mama Shelter Salas de reuniones calibradas para encuentros estimulantes y creativos, gracias a un mobiliario colorido e innovador y a un equipamiento de última generación, en un espacio dedicado a la productividad.

Todo lo que necesita para el éxito de sus reuniones.