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¿Cómo empezar su reunión?

Sonríe, te están observando. La vestimenta, la forma de andar, la expresión, los gestos, el habla...

Los planificadores de reuniones son examinados desde los primeros segundos por los participantes. ¿Quiere empezar con éxito y alcanzar sus objetivos?

Descubra las reglas de oro que debe seguir para comenzar su reunión de la mejor manera posible.

 

Preparación y puntualidad

Todo debe estar listo antes de que lleguen los participantes, empezando por la corbata. No dude en revisar su atuendo una última vez en un espejo, ya que una camisa mal abotonada o un cordón desatado pueden empañar su imagen incluso antes de ser presentado. Comprueba que el equipo que vas a utilizar (PC, proyector de vídeo, marcadores, etc.) funciona correctamente, así como la conexión a Internet. Si en el orden del día hay una presentación de PowerPoint, abre el documento en la primera página y reduce la ventana para no revelar su contenido. Y, sobre todo, ¡ser puntual! Da el ejemplo si quieres ganarte el respeto de tu público.

Comment bien démarrer votre réunion !

AGRADECIMIENTOS Y NORMAS A SEGUIR

¿Ha encontrado todo el mundo un lugar? ¿Todos los ojos están puestos en ti? Antes de hablar de usted o de su empresa, halague a sus participantes. Agradézcales su asistencia, destaque su puntualidad y su valioso tiempo. Aparecen algunas sonrisas en sus rostros... Enhorabuena, ha conseguido su primer objetivo: crear un ambiente relajante y atraer la atención de sus participantes. Enumera las normas que deben seguir, como el uso de teléfonos móviles, y señala que contribuyen al buen funcionamiento de la reunión.

PRESENTACIÓN

Es el momento de hablar de ti mismo. Mencione su nombre, su función en la empresa a la que representa y, posiblemente, su formación si cree que su experiencia le favorecerá. Sin embargo, no hay que ser megalómano. Sea cordial, relajado y sepa escuchar. Y, sobre todo, mire a su público a los ojos. El humor, la complicidad y la connivencia son armas muy eficaces para conseguir lo que se quiere. Invite a los participantes a presentarse si no son muchos. Este paso es muy importante porque permite a cada miembro integrarse en el grupo.

MANTENER UN TEMA SUCINTO

Mencione brevemente el tema de la reunión y el objetivo a alcanzar. No te explayes demasiado, ya tendrás tiempo de demostrar tus dotes de orador más adelante. Se trata de preparar el terreno y recordar a la gente por qué estás aquí. Haga una pausa para observar las reacciones e invite a los participantes a hacer preguntas antes de pasar al orden del día.

LEER DE NUEVO EL ORDEN DEL DÍA

En principio, todos los participantes han recibido y estudiado el orden del día antes de la reunión. Sin embargo, es mejor repasar los puntos principales con ellos. Es posible que las personas que están frente a ti acaben de llegar de otra reunión, de dejar a sus hijos en el colegio o de comer. Ahora tienen que centrarse en su tema y tú tienes que ayudarles a hacerlo.

Por último, pero no menos importante: Llame al orden a los rezagados y a los alborotadores con un toque de humor o ironía. Esto les hará saber que tu mano suave también puede ser firme.

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Por último, pero no menos importante:

Llame al orden a los rezagados y a los alborotadores con un toque de humor o ironía.

Esto les hará saber que tu mano suave también puede ser firme.