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Para que el 100% sea auditado en sus reuniones y conferencias

Los oyentes esperan pasivamente el final, navegando desesperadamente en sus teléfonos inteligentes, charlando, o peor aún, escapando para descansos ilimitados y contagiosos... ¡La pesadilla de los organizadores de reuniones, sobre todo porque el objetivo esencial, transmitir y hacer que la gente se adhiera al mensaje, puede no cumplirse al final!

Aquí hay algunas soluciones prácticas que han demostrado hacer que su asistencia dé lo mejor de sí.

 

1- Poner a los participantes en condiciones

  • Divulgue el programa de la reunión (o conferencia) 

Tener una idea del contenido de la reunión es un buen comienzo. Unas pocas palabras clave comunicadas con varios días de antelación harán surgir las primeras preguntas e ideas. Será menos formal que el programa tradicional y los participantes serán más receptivos durante el día.

  • Proporcione la lista de participantes por adelantado 

Saber quién va a participar en el trabajo estimula al colaborador que podrá intercambiar con sus colegas y preparar una posible intervención durante la reunión.

Illustration article world café

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2- Estimular la envidia

Siempre es posible despertar el interés a lo largo del camino, pero es mejor captar la atención desde los primeros minutos centrándose en dos puntos fuertes:

un mensaje atractivo: esto es posible gracias a la recetas básicas para cualquier orador : una voz bien situada, gestos controlados, un discurso claro y estructurado, con anécdotas y humor!

una original "puesta en escena": no tienes que hacer necesariamente un programa de Steve Jobs, pero... una presentación limpia y dinámica con un toque de originalidad es un plus para aumentar la atención del público.

Todas las "creaciones" están permitidas siempre y cuando sean coherentes con la cultura de su empresa y el contenido del mensaje que se va a entregar. De hecho, no se "vende" la presentación de un plan estratégico anual como el lanzamiento de una marca!

3- Fomentar la participación conectada

No hay nada como el aspecto lúdico de las nuevas tecnologías para estimular la motivación y evitar a toda costa el efecto de "abandono" que puede producirse a largo plazo cualquiera que sea el interés del contenido. Aquí hay algunos remedios efectivos conectados para el aburrimiento:

un tweet en vivo: su audiencia comenta y hace preguntas en vivo a través de Twitter en el hashtag dedicado de su evento

atractivas "actividades". a través de aplicaciones como ConnexMe o Beekast de Evenium: votación de preguntas clave, concursos en tiempo real, muro de mensajes, nube de palabras colaborativa, síntesis interactiva de trabajo... hay muchas posibilidades, pero recuerde comunicar las instrucciones de uso de la aplicación elegida de antemano.

En otras palabras, los participantes interactúan en la pantalla de su smartphone (o computadora), que se ha convertido en una herramienta que promueve la concentración en lugar de interferir con ella...

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Última sugerencia: Navegar sobre la motivación después del evento ofreciendo a los participantes la oportunidad de evaluarlo y sugerir mejoras. Un puente ideal para empezar a involucrarlos en la próxima sesión...