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¿Cómo hacer una cuenta-rendu original?
Los objetivos de un informe de las reuniones son siempre las mismas: resumir los elementos esenciales que deben conservarse, registrar las decisiones adoptadas y llevar un registro escrito de las mismas. Para alejarse del formato habitual de Word, aquí hay algunas ideas para los minutos originales: video, Storify, aplicación móvil...
"Storify": el informe de Cure 2.0
Storify es la mejor herramienta para informar sobre una conferencia, un taller o una formación 2.0. En estos eventos ricos en información, los presentadores a menudo despliegan sus presentaciones con bastante rapidez y citan ejemplos para ilustrar un tema en particular. Pero afortunadamente, con la llegada de Twitter, los participantes ya no dudan en obtener esta información adicional en vivo y compartirla instantáneamente en el hashtag dedicado al evento. Con Storify, no sólo puedes editar texto e imágenes, sino que también puedes insertar tweets, enlaces URL, vídeos y cualquier otra cosa que se pueda compartir en Internet. Un informe interactivo 2.0 que también puede compartir en las redes sociales o en formato pdf.
"Beesy" la acertada aplicación para los gerentes con exceso de trabajo
Si eres un entusiasta de las herramientas digitales y pasas tus días en reuniones, la aplicación móvil Beesy te ahorrará mucho tiempo. Disponible en iPhone, iPad, iWatch y en la web, funciona incluso sin conexión y sincroniza todas tus acciones en todos tus medios digitales. Con un diseño automático que sigue su agenda, toma de notas inteligente y tareas automatizadas a partir de sus notas, puede crear las actas de su reunión en sólo unos pocos clics. Y si te gusta la herramienta, también puedes usarla para organizar eficientemente el trabajo de tus equipos.
El vídeo: un relato animado para captar la atención
¿Qué tal un corto video de 1,5 minutos que capte la esencia de su reunión? ¿O clips cortos de los momentos más importantes de la reunión? Una forma de revisar los minutos clásicos, de captar la atención de sus empleados y de humanizar los intercambios en el trabajo. Todo el mundo podrá ver el vídeo entre las tareas durante el día. Y para ahorrar aún más tiempo, puedes filmarte directamente después de la reunión recapitulando los puntos clave y las decisiones tomadas. Simplemente descarga el video a tu computadora y compártelo por correo electrónico o en el grupo Whatsapp de tu equipo.
La tabla: simple y eficaz para tratar muchas acciones
Si, por otro lado, estos formatos digitales parecen demasiado complicados, una simple hoja de cálculo de Excel también servirá. Sobre todo si ha registrado muchas acciones durante la reunión y que conciernen a muchos empleados. En este caso, nada podría ser más sencillo para organizar el trabajo y distribuir los papeles. Crear tres columnas: nombre de la tarea (o un número), resumen de los debates/objetivos y persona responsable de la acción a realizar. De un vistazo, todos podrán ver la parte que les concierne y consultar el informe correspondiente sin tener que repasar todo el informe.
En cualquier caso, sea cual sea el formato elegido, lo importante es que satisfaga sus necesidades y hábitos para que sea rentable al mayor número posible.
