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Las 7 claves de una reunión dinámica
Hacer que su reunión sea eficaz no es una tarea fácil.
Una vez resueltos los aspectos prácticos (elección de la sala, orden del día, participantes...), queda todo por hacer. He aquí algunos consejos profesionales para mantener la atención de los participantes y hacer que quieran volver a una futura sesión.
1 - Ir al fondo de la cuestión de inmediato.
Tras un recordatorio inicial de los objetivos, es preferible comenzar la reunión con los temas más sensibles o complejos. Además de que la atención es mayor al principio de la reunión, este enfoque fomenta la participación de los miembros.
2 - Desplazar la puesta en escena
Si las reuniones se celebran con regularidad, es útil modificar los acuerdos: alterar el orden del día, utilizar nuevos medios como la videoconferencia o llamar a un orador sorpresa, etc. Romper la rutina despierta la curiosidad y potencia la atención.
3 - Crear un ambiente relajado
No todo el mundo se siente cómodo expresándose delante de un público. Por eso es importante que el clima creado no sea demasiado estricto. Una bienvenida con humor y un toque de desenfado en la vestimenta son ingredientes que ayudan a generar confianza sin comprometer la concentración.
4 - Tomar a pecho el papel de facilitador
Como líder de la reunión, el facilitador define las reglas para conducir al grupo hacia los objetivos fijados. Debe velar por el equilibrio entre liderazgo y participación, y asegurarse de que todos tengan la oportunidad de hablar, utilizando las siguientes herramientas: el juego de preguntas, la mesa redonda y el seguimiento del debate. .... También está ahí para calmar las cosas, aliviar las tensiones e incluso gestionar los conflictos.
5 - Adoptar las posturas adecuadas
Actitudes corporales, especialmente del facilitadorEl uso del lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal. Ponerse de pie y caminar, mirar a cada miembro, modular la voz variando el ritmo de su fraseo, etc., la combinación de diferentes gestos ayuda a dar fuerza a la reunión.
6 - Establecer un diálogo fructífero
Una buena reunión debe ser participativa. Existen varias técnicas para promover intercambios equilibrados y fructíferos. Por ejemplo, el bastón de la palabra, que permite que todos hablen por turnos. Otra herramienta es el cuaderno de debate individual. Entregada al principio de la reunión, da derecho a expresarse estrictamente por tema (de 1 a 5 minutos). Estas herramientas evitan que uno o dos miembros acaparen la palabra.
7 - Impulsar la creatividad de los participantes
El entorno de una reunión debe ser flexible para que las ideas fluyan. Para estimular las cualidades creativas de los participantes, varios dispositivos han demostrado su eficacia: dejar que la gente se ponga de pie, escriba o dibuje; llevar al grupo al exterior (un cambio inesperado que estimula la mente); favorecer el uso de juegos... A través de estas acciones lúdicas, algunas personas se convierten en verdaderas fuerzas de propuesta.
