Para uma reunião de sucesso, evite estes 6 erros!
Erro n.º 1 – Não escolha um horário inadequado
A atenção é um ingrediente essencial para o bom funcionamento de uma reunião. Evite marcar a sua reunião muito cedo de manhã quando os participantes ainda estão a dormir, ou muito tarde no dia quando só pensam em ir para casa.
Segundas-feiras de manhã e sextas-feiras à tarde devem ser absolutamente evitadas, pois o nível de concentração e o bom humor nessas alturas da semana geralmente são muito baixos.
Para uma reunião de sucesso, evite estes 6 erros!
Como organizador de reuniões, dá uma grande importância aos detalhes.
No entanto, alguns elementos podem ter escapado ao seu controlo. Da mesma forma que existem conselhos e técnicas que acrescentam valor à sua reunião ou seminário, alguns erros podem arruinar um evento que preparou durante semanas.
Espírito de equipa, coesão, motivação, confiança, autonomia, criatividade… Se quiser realçar todos estes valores e garantir o sucesso da sua reunião, aqui estão seis erros a evitar em reuniões, identificados pelos especialistas da Accor.
A atenção é um ingrediente essencial para o bom funcionamento de uma reunião. Evite marcar a sua reunião muito cedo de manhã quando os participantes ainda estão a dormir, ou muito tarde no dia quando só pensam em ir para casa.
Segundas-feiras de manhã e sextas-feiras à tarde devem ser absolutamente evitadas, pois o nível de concentração e o bom humor nessas alturas da semana geralmente são muito baixos.
Não há nada pior do que participantes que vão a uma reunião sem saber quais são os pontos a serem abordados. Uma reunião sem ordem do dia tem várias consequências: participantes mal preparados e pouco concentrados, uma reunião improdutiva e uma perda de credibilidade do organizador.
Uma reunião não deve ser nem um mar de rosas, nem uma confusão total. Cabe-lhe criar um ambiente dinâmico e amigável usando a sua criatividade (música ambiente, filme de boas-vindas, cartazes, post-its, material…), mas também deve preservar essa boa dinâmica.
Seja simpático, compreensivo e atento, mas opte pela tolerância zero em relação à falta de disciplina. Isso aplica-se tanto a comentários como a atitudes ou ao uso do telemóvel.
Se um elemento perturbador não mudar de atitude apesar de ter conhecimento das regras estabelecidas e de um aviso, peça-lhe para sair pelo bem do grupo.
Muitos organizadores pensam que estão a fazer bem ao escrever notas e preparações em PowerPoint até não poderem mais. No entanto, as suas notas e diapositivos são apenas um esqueleto, um suporte a partir do qual orienta o seu público.
Desligue-se dos seus suportes e evite monólogos intermináveis que aborrecem os participantes e fecham as portas à reflexão.
Alguns organizadores querem carregar sozinhos o peso da sua reunião, esquecendo-se de que é uma ótima oportunidade para trocar ideias e boas práticas. Não se feche no seu plano ou no seu monólogo.
Peça a opinião dos participantes, faça-lhes perguntas, desperte a sua curiosidade e organize workshops que os obriguem a trabalhar e a pensar em equipa. O brainstorming é excelente para dinamizar um grupo.
Um dos erros clássicos é desenvolver um conceito, apresentar um produto ou revelar uma estratégia, e depois perguntar aos participantes se entenderam bem. Poucos têm coragem de dizer que não. Observe as reações para tentar ler os seus pensamentos e, acima de tudo, não termine a sua reunião sem tomar uma ou mais decisões.
Agora que sabe quais erros evitar na sua próxima reunião, descubra como organizar uma reunião eficaz.