Como quebrar a rotina e manter a atenção nas reuniões?
1. Favorecer as reuniões matinais
Isso parece óbvio, mas na correria do dia a dia, muitas vezes tendemos a “encaixar” uma reunião em um calendário em vez de planear um horário propício à concentração.
É, portanto, aconselhável preferir a manhã, o horário em que o cérebro está mais eficiente, no final do dia ou após a hora do almoço, quando todos querem tirar uma soneca em uma daquelas famosas “nap rooms” da moda no Japão.
Como quebrar a rotina e manter a atenção nas reuniões?
Uma reunião de equipa na segunda-feira de manhã para planear a semana, um brainstorming na terça-feira sobre um novo projeto, uma reunião de diretores na quinta-feira e, o pior de tudo, uma reunião de crise na tarde de sexta-feira à qual ninguém quer ir porque a perspetiva do fim de semana já está na cabeça de todos…
Nos negócios, as reuniões sucedem-se e são semelhantes. Muitas vezes demoradas, às vezes estéreis, nem sempre dão os frutos esperados. Isto deve-se a horários por vezes mal-adaptados, a procedimentos formatados, a tempos de intervenção desiguais e, muitas vezes, a um ritmo pouco dinâmico e a métodos que carecem de originalidade. A questão é: como quebrar esse ritmo nas reuniões?
As equipes Accor oferecem as suas soluções para reverter essa rotina, chamar a atenção nas reuniões e aumentar a motivação do seu público!
Isso parece óbvio, mas na correria do dia a dia, muitas vezes tendemos a “encaixar” uma reunião em um calendário em vez de planear um horário propício à concentração.
É, portanto, aconselhável preferir a manhã, o horário em que o cérebro está mais eficiente, no final do dia ou após a hora do almoço, quando todos querem tirar uma soneca em uma daquelas famosas “nap rooms” da moda no Japão.
De acordo com um estudo Ifop*, a atenção dos executivos cai, em média, após 52 minutos de reunião. E depois de apenas 30 minutos para 23% deles.
Ainda, a duração média de uma reunião é de 1 hora e 19 minutos. São 27 minutos de tempo de trabalho perdidos por pessoa em cada reunião. Com três reuniões por semana em média para executivos, faça as contas… Gerenciar bem o tempo é, portanto, essencial.
Se a sua reunião de trabalho for do tipo workshop/oficina, é claro que não verá o fim depois de apenas 30 minutos. Neste caso, considere sequenciar tudo em pequenos módulos temáticos na forma de um sprint, Por exemplo:
- 10 minutos de perguntas/respostas,
- 15 minutos de reflexão/propostas,
- 5 minutos de restituição.
É sabido que quanto mais tempo tivermos para realizar uma tarefa, mais tempo ela levará.
Trabalhar em tempo limitado é sempre mais eficiente! E entre diferentes sequências, lembre-se de fazer pausas. Uma boa pausa ajuda a reorientar a atenção.
Nada pior do que ver um público inativo, que não acompanha as discussões, não responde aos seus e-mails (ou mesmo uma mensagem de texto!) e participa passivamente à reunião. Mas muitas vezes é um sintoma de uma reunião mal gerida! Cabe a si saber como captar seu público e fazê-lo interagir. Convide-os a escrever suas ideias em vez de formulá-las oralmente Por exemplo.
Divida seus funcionários em pequenas equipas, ou mesmo em conjunto para encorajar a emulação! Cada equipa vai querer dar o melhor de si e as atuações só serão melhores.
Incentive-os a debater as propostas uns dos outros… O segredo é que todos se sintam atores na reunião em vez de ter a sensação de assistir a uma palestra.
Trazer alguém de fora da empresa pode ser uma verdadeira vantagem. para trazer uma nova perspetiva para um aspeto do seu trabalho. Por exemplo, uma atriz pode fazer um sketch de conscientização sobre o tema sexismo no local de trabalho, um atleta de ponta pode vir e explicar a importância do trabalho em equipa… tudo é possível!
O importante é quebrar a rotina e sempre injete um pouco de humor em suas discussões. Trabalhar de bom humor é sempre melhor!
*Pesquisa Ifop – Wisembly, Framework & Life at work, março de 2015
