Como começar bem a sua reunião?
Preparação e pontualidade
Pergunta-se como iniciar uma reunião? Na realidade, antes de fazer esta pergunta, é necessário verificar primeiro um certo número de pontos:
- Tudo deve estar pronto antes da chegada dos participantes, começando pela gravata;
- Não hesite em examinar sua roupa uma última vez no espelho, porque uma camisa mal abotoada ou um atacador desapertado podem manchar sua imagem antes mesmo de se ter apresentado;
- Verifique se os dispositivos que está a utilizar estão a funcionar corretamente (PC, projetor de vídeo, marcadores, etc.), bem como a ligação à Internet;
- Se uma apresentação em PowerPoint estiver no programa, abra o documento na primeira página processado e minimizado a janela para não revelar seu conteúdo;
- E especialmente, ser pontual ! Dê o exemplo se quiser conquistar o respeito do seu público.
Como começar bem a sua reunião?
Sorria, está a ser observado. O vestuário, o andar, a expressão, a linguagem corporal, o estilo de falar, … Os organizadores da reunião são examinados desde os primeiros segundos pelos participantes.
Você quer ter sucesso ao começar e alcançar seus objetivos? Os especialistas em reuniões do grupo Accor irão ajudá-lo a descobrir as regras de ouro a seguir para iniciar sua reunião da melhor maneira possível.
Pergunta-se como iniciar uma reunião? Na realidade, antes de fazer esta pergunta, é necessário verificar primeiro um certo número de pontos:
- Tudo deve estar pronto antes da chegada dos participantes, começando pela gravata;
- Não hesite em examinar sua roupa uma última vez no espelho, porque uma camisa mal abotoada ou um atacador desapertado podem manchar sua imagem antes mesmo de se ter apresentado;
- Verifique se os dispositivos que está a utilizar estão a funcionar corretamente (PC, projetor de vídeo, marcadores, etc.), bem como a ligação à Internet;
- Se uma apresentação em PowerPoint estiver no programa, abra o documento na primeira página processado e minimizado a janela para não revelar seu conteúdo;
- E especialmente, ser pontual ! Dê o exemplo se quiser conquistar o respeito do seu público.
Todos encontraram um lugar? Todos os olhos estão voltados para si? Antes de falar sobre si ou sua empresa, elogie seus participantes. Agradeça a presença, destaque a pontualidade e o tempo precioso que lhe dedicaram.
Alguns sorrisos aparecem nos seus rostos? Parabéns, você alcançou o seu primeiro objetivo: crie um ambiente relaxante e atraia a atenção dos seus participantes.
Liste as regras que eles devem seguir, nomeadamente no que diz respeito à utilização de telemóveis, especificando que estes contribuem para o bom funcionamento da reunião.
Chegou a hora de falar sobre si. Mencione o seu nome, a sua função na empresa que representa e, possivelmente, a sua experiência, se achar que ela funciona a seu favor.
Porém, não caia na megalomania. Seja cordial, descontraído(a) e atencioso(a). E acima de tudo, olhe nos olhos do seu público.
Humor e cumplicidade são armas muito eficazes para conseguir o que deseja. Convide os participantes a se apresentarem, caso não sejam muitos. Esta etapa é muito importante, pois permite que cada membro se integre ao grupo.
Discuta brevemente o tema da reunião e o objetivo a ser alcançado. Não se espalhe muito, terá muito tempo para revelar suas habilidades de conversação mais tarde. Trata-se de definir o cenário e lembrar por que estão reunidos. Faça uma breve pausa para observar as reações e solicitar perguntas dos participantes antes de passar para a agenda.
Em princípio, todos os participantes receberam e estudaram a agenda antes da reunião. Dito isto, é melhor revisar os principais pontos a serem abordados com eles. As pessoas à sua frente podem ter acabado de chegar de outra reunião, de deixar os filhos na escola ou de ir comer qualquer coisa. Eles agora precisam se concentrar no assunto e precisa ajudá-los a chegar lá.
Última dica, mas não menos importante: chame os atrasados e os à ordem com um toque de humor ou ironia. Desta forma, mostra-lhes que a sua mão gentil também pode ser firme.
