A lista de tarefas perfeita para reuniões em 10 pontos-chave
1. O nome e tipo de reunião
Isto parece óbvio, mas dar um nome à sua reunião já lhe dá significado e permite que o assunto seja definido de forma clara e eficaz.
É importante especificar o formato para que os participantes saibam imediatamente o que se espera deles. Por exemplo: debate, lançamento de projeto, relatório de progresso, reorganização de empresa, etc…
A lista de tarefas perfeita para reuniões em 10 pontos-chave
Uma lista de tarefas para organizar uma reunião, dividida em dez pontos.
Os especialistas da Accor elaboraram para si os elementos essenciais a não esquecer para preparar uma reunião nas melhores condições e para que ela seja o mais eficaz possível.
Isto parece óbvio, mas dar um nome à sua reunião já lhe dá significado e permite que o assunto seja definido de forma clara e eficaz.
É importante especificar o formato para que os participantes saibam imediatamente o que se espera deles. Por exemplo: debate, lançamento de projeto, relatório de progresso, reorganização de empresa, etc…
Definir a data e a hora – e cumpri-las – é essencial para que todos os participantes possam planear e preparar-se para esta reunião em boas condições. A menos que seja uma reunião do tipo plenária ou de unidade de negócio, uma semana de antecedência é o ideal.
Assim, todos podem ter uma visão do seu próprio planeamento e organizar-se dentro de prazos confortáveis. Quanto à duração, lembre-se que quanto mais tempo temos para realizar uma tarefa, mais tempo levamos. Cabe-lhe a si escolher o momento mais eficaz e controlar os debates para não ultrapassar o tempo previsto.
– “Estamos bem na sala Buenos Aires?” – “Não, é no Rio!” Para evitar desperdiçar o tempo das pessoas, lembre-se de reservar uma sala com antecedência e não mudar!
Para garantir isso, escolha um espaço adequado às suas necessidades: número de participantes, ligação Wi-Fi, ecrã, projetor de vídeo, quadro de papel, luz natural, etc.
Antes de começar, pense bem em todos os perfis que podem trazer valor acrescentado à sua reunião. Tendemos a rodear-nos de colaboradores com quem nos damos melhor, mas não são necessariamente os melhores perfis!
Escolha-os cuidadosamente de acordo com os objetivos a serem alcançados. Misturar perfis e competências é também uma oportunidade para envolver e potenciar as suas equipas.
Nada melhor que uma pequena introdução amigável e bem organizada para iniciar as discussões e envolver os seus colegas. Explique de forma simples e alegre o objetivo da reunião para que todos queiram participar.
Em seguida, lembre-se do contexto para compreender totalmente as questões e definir objetivos claros para a reunião. Por que estamos reunidos? E onde devemos chegar?
Para ajudar a compreensão e facilitar o acompanhamento e a interatividade da reunião, lembre-se de numerar as diferentes partes, incluir os colaboradores que devem falar e indicar a duração prevista da sua intervenção.
Muitas vezes colocada no final da reunião, esta pausa é dedicada a um assunto relacionado ou mesmo completamente diferente. O objetivo é aproveitar este momento de partilha para abrir mentes e alimentar curiosidades. Um momento surpreendente, informativo e sempre muito apreciado pelas equipas.
É importante reservar tempo para o debate nas suas reuniões. Desta forma, os vários membros da sua equipa compreenderão os pontos abordados. Além disso, é importante manter-se aberto às discussões que podem seguir-se à reunião.
Passo importante a não esquecer: as conclusões das discussões. Um rápido lembrete das coisas essenciais a serem lembradas e das possíveis missões atribuídas.
Para acompanhar o que foi dito, o retorno é um importante trabalho de memória de equipa. Um suporte essencial para se manter no rumo e voltar a ele se necessário durante o projeto.
É também a melhor forma de os ausentes se atualizarem e garantirem que todas as pessoas envolvidas tenham o mesmo nível de informação.