Como evitar atrasos nas reuniões?
À hora certa
Para mobilizar os seus colaboradores da melhor forma possível, convém maximizar as hipóteses de sucesso. Primeira regra: definir um horário fisiologicamente razoável e adequado à maioria dos participantes.
Uma solução que limita desculpas como “trânsito” ou “avaria do despertador”: idealmente, 9h30/10h da manhã ou 14h/14h30 da tarde. São os horários recomendados para uma criatividade no seu auge!
Como evitar atrasos nas reuniões?
Se para Luís XVIII “a pontualidade era a cortesia dos reis”, o mesmo nem sempre se aplica aos participantes das reuniões.
Os atrasos são frequentes, prejudicam a organização de todos e afetam a eficácia do trabalho em equipa.
Tem colaboradores relutantes ou distraídos crónicos? Para que as suas futuras reuniões comecem pontualmente, os especialistas da Accor propõem métodos comprovados. Afinal, a pontualidade é também a cortesia dos reis.
Para mobilizar os seus colaboradores da melhor forma possível, convém maximizar as hipóteses de sucesso. Primeira regra: definir um horário fisiologicamente razoável e adequado à maioria dos participantes.
Uma solução que limita desculpas como “trânsito” ou “avaria do despertador”: idealmente, 9h30/10h da manhã ou 14h/14h30 da tarde. São os horários recomendados para uma criatividade no seu auge!
Indicar os objetivos e os propósitos da sua reunião é essencial para motivar os seus colaboradores. Eles sentir-se-ão mais envolvidos e mais inclinados a fazer um esforço para serem pontuais.
Anuncie a data e hora com antecedência. Os participantes terão tempo para se organizarem e estarem presentes no dia e hora marcados, mesmo que venham de longe.
Por que não aproveitar para mencionar que a reunião começa precisamente à hora indicada? Uma pequena lembrança por correio eletrónico na véspera também é benéfica.
Nenhum “mestre de cerimónias” está imune a imprevistos (uma falha tecnológica, uma chamada urgente…) e não tem controlo total sobre o tempo. No entanto, deve dar o exemplo e iniciar a reunião à hora marcada, pelo respeito aos colaboradores que foram pontuais (ou que são naturalmente).
Definida a regra, tem toda a legitimidade para a fazer cumprir e mostrar firmeza com os atrasados.
Se o atraso é por negligência, falta de motivação ou provocação, várias reações são possíveis. Escolha a mais adequada ao contexto e personalidade do colaborador e a sua:
- Comente a sua entrada com uma pitada de humor (ou ironia),
- Mostre total indiferença,
- Outra dica eficaz: atribua aos atrasados uma tarefa, como a redação da ata. Isso espalha-se… Para os pontuais, um café e algumas guloseimas no início da sessão são bem-vindos.
Existem situações excecionais e casos de força maior. Para atrasos crónicos, discuta diretamente com o colaborador. Isso pode ajudar a identificar a dificuldade e encontrar uma solução para melhorar a sua pontualidade. No entanto, ele deve compreender o incómodo causado!