As 7 chaves para uma reunião dinâmica
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Depois de um breve momento dedicado a relembrar os objetivos, é preferível começar a sessão pelos assuntos mais sensíveis ou complexos. Além de a atenção ser maior no início da reunião, esta abordagem favorece o envolvimento dos membros.
As 7 chaves para uma reunião dinâmica
Transformar a sua reunião num encontro eficaz não é uma tarefa fácil.
Uma vez resolvidos os aspetos práticos (escolha da sala, ordem de trabalhos, participantes, etc.), tudo ainda está por fazer. As equipas do All My Meeting da Accor partilham dicas profissionais para manter a atenção dos participantes e incentivá-los a voltar para uma próxima sessão.
Depois de um breve momento dedicado a relembrar os objetivos, é preferível começar a sessão pelos assuntos mais sensíveis ou complexos. Além de a atenção ser maior no início da reunião, esta abordagem favorece o envolvimento dos membros.
Se as reuniões são organizadas regularmente, é útil variar os formatos: modificar a ordem de trabalhos, usar novos suportes como videoconferência ou convidar um interveniente surpresa. Quebrar a rotina desperta a curiosidade e desperta a atenção.
Nem todos têm a mesma facilidade em expressar-se perante um público. É, portanto, importante que o ambiente criado não seja demasiado rígido. Uma palavra de boas-vindas humorística, um toque de descontração na vestimenta são ingredientes que promovem a confiança sem prejudicar a concentração.
O moderador da reunião define as regras para conduzir o grupo em direção aos objetivos estabelecidos. Preocupado com o equilíbrio entre diretividade e participação, deve garantir que todos tenham a oportunidade de falar, utilizando ferramentas como o jogo de perguntas, o relançar do debate, etc. Está também presente para acalmar os ânimos, gerir tensões e, se necessário, resolver conflitos.
As atitudes corporais, especialmente do moderador, são determinantes para captar a atenção do público. Levantar-se e caminhar, olhar para cada membro, modular a voz variando o ritmo da fala… A combinação de diferentes gestos contribui para dar energia à reunião.
Uma boa reunião deve ser participativa. Existem várias técnicas para promover trocas equilibradas e produtivas. Por exemplo, o bastão da palavra que permite a cada um falar por sua vez.
Outra ferramenta é o caderno de pedidos de palavra individual. Entregue no início da reunião, dá direito a um tempo de expressão estrito por tema (1 a 5 minutos). Estas ferramentas evitam que um ou dois membros monopolizem a palavra.
O ambiente de uma reunião deve ser flexível para que as ideias fluam. Para estimular as qualidades criativas dos participantes, vários métodos têm-se mostrado eficazes: permitir que as pessoas se levantem, escrevam ou desenhem; levar o grupo para fora (uma mudança inesperada que estimula a mente); recorrer a jogos… Através destas atividades lúdicas, algumas pessoas revelam-se verdadeiras fontes de propostas.