Le 7 chiavi per una riunione dinamica
1 – Entra subito nel succo del discorso
Dopo un primo periodo dedicato al chiarimento degli obiettivi, è preferibile iniziare la sessione con gli argomenti più delicati o complessi. Oltre al fatto che l’attenzione è maggiore all’inizio della riunione, questo modus operandi favorisce il coinvolgimento dei membri.
Le 7 chiavi per una riunione dinamica
Rendere efficace la tua riunione non è un esercizio facile.
Una volta definiti gli aspetti pratici (scelta della sala, ordine del giorno, partecipanti, ecc.), c’è ancora molto da organizzare. I team di All My Meeting di Accor ti forniscono consigli professionali per mantenere l’attenzione dei partecipanti e per dar loro la voglia di partecipare ad una prossima sessione.
Dopo un primo periodo dedicato al chiarimento degli obiettivi, è preferibile iniziare la sessione con gli argomenti più delicati o complessi. Oltre al fatto che l’attenzione è maggiore all’inizio della riunione, questo modus operandi favorisce il coinvolgimento dei membri.
Se le riunioni vengono organizzate regolarmente, è utile modificare i dispositivi : sconvolgere l’ordine del giorno, utilizzare nuovi media come la videoconferenza o invitare un relatore a sorpresa, ecc. Rompere la routine innesca la curiosità e ravviva l’attenzione.
Non tutti hanno la stessa facilità nell’esprimersi davanti a un pubblico. È quindi importante che il clima che si venga a creare non sia troppo rigido. Una parola di benvenuto spiritosa, un tocco di disinvoltura nell’outfit sono elementi piccoli che favoriscono la fiducia senza compromettere la concentrazione.
In quanto pilota dell’incontro, il “facilitatore” definisce le regole per condurre il gruppo verso gli obiettivi prefissati. Impegnato nel trovare un buon equilibrio tra immediatezza e partecipazione, deve garantire che tutti abbiano voce in capitolo utilizzando la sua cassetta degli attrezzi: un gioco di domande, una tavola rotonda dinamica, il rilancio del dibattito…. Tenendo sempre a mente che è lì anche per calmare le cose, stemperare le tensioni o persino gestire i conflitti.
Gli atteggiamenti del corpo, in particolare del facilitatore, Sono determinanti nel catturare il pubblico. Alzarsi e camminare, guardare ogni membro, modulare la voce variando il ritmo delle frasi… La combinazione di gesti e toni diversi aiuta a dare forza all’incontro.
Una buona riunione dovrebbe essere prima di tutto partecipativa. Esistono diverse tecniche per promuovere scambi equilibrati e fruttuosi. Ad esempio, l’uso del “bastone parlante” che permette a tutti di parlare a turno.
Altro strumento: il libretto dei voucher per la presa di parola. Presentato all’inizio della riunione, dà diritto a un tempo di parola limitato per argomento (da 1 a 5 minuti). I suoi strumenti impediscono a uno o due membri di monopolizzare la sala.
L’ambiente della riunione dovrebbe essere flessibile in modo che le idee fluiscano. Per stimolare le qualità creative dei partecipanti, diversi metodi si sono rivelati efficaci: lasciare che le persone si alzassero, scrivessero o disegnassero; portare il gruppo fuori (un cambiamento inaspettato che stimola la mente); favorire l’uso dei giochi… Attraverso queste azioni divertenti, alcune persone si rivelano delle vere e proprie forze proattive.