Come iniziare la vostra riunione?
Preparazione e puntualità
Vi state chiedendo come iniziare una riunione? In realtà, prima di porsi questa domanda, è necessario verificare una serie di punti:
- Tutto deve essere a posto prima dell’arrivo dei partecipanti, a partire dalla vostra cravatta;
- Non esitate a controllare il vostro abbigliamento un’ultima volta allo specchio, perché una camicia abbottonata male o un laccio delle scarpe slacciato possono offuscare la vostra immagine ancor prima di essere presentati;
- Controllate che le apparecchiature in uso (PC, videoproiettore, pennarelli, ecc.) e la connessione a Internet funzionino correttamente;
- Se è prevista una presentazione di PowerPoint, aprire il documento alla prima pagina elaborata e ridurre la finestra per non rivelare il contenuto;
- E soprattutto, siate puntuali! Date l’esempio se volete guadagnarvi il rispetto del vostro pubblico.
Come iniziare la vostra riunione?
Sorridete, vi stanno osservando. L'abbigliamento, l'andatura, l'espressione, il linguaggio del corpo, il modo di parlare… Gli organizzatori di riunioni vengono esaminati dai partecipanti fin dai primi secondi.
Volete iniziare bene e raggiungere i vostri obiettivi? Gli esperti di meeting del gruppo Accor vi mostreranno le regole d’oro da seguire per iniziare al meglio la vostra riunione.
Vi state chiedendo come iniziare una riunione? In realtà, prima di porsi questa domanda, è necessario verificare una serie di punti:
- Tutto deve essere a posto prima dell’arrivo dei partecipanti, a partire dalla vostra cravatta;
- Non esitate a controllare il vostro abbigliamento un’ultima volta allo specchio, perché una camicia abbottonata male o un laccio delle scarpe slacciato possono offuscare la vostra immagine ancor prima di essere presentati;
- Controllate che le apparecchiature in uso (PC, videoproiettore, pennarelli, ecc.) e la connessione a Internet funzionino correttamente;
- Se è prevista una presentazione di PowerPoint, aprire il documento alla prima pagina elaborata e ridurre la finestra per non rivelare il contenuto;
- E soprattutto, siate puntuali! Date l’esempio se volete guadagnarvi il rispetto del vostro pubblico.
Tutti hanno trovato un posto? Tutti gli occhi sono puntati su di voi? Prima di parlare di voi stessi o della vostra azienda, elogiate i partecipanti. Ringraziateli per essere venuti, sottolineate la loro puntualità e il tempo prezioso che vi hanno dedicato.
Qualche sorriso sul volto delle persone? Complimenti, avete raggiunto il vostro primo obiettivo: creare un ambiente rilassante e attirare l’attenzione dei partecipanti.
Elencate le regole che sono tenuti a rispettare, in particolare per quanto riguarda l’uso dei telefoni cellulari, specificando che contribuiscono al buon svolgimento della riunione.
È arrivato il momento di parlare di voi. Includete il vostro nome, il ruolo che ricoprite nell’azienda che rappresentate e, se del caso, il vostro background se ritenete che la vostra esperienza vada a vostro favore.
Tuttavia, non cadete nella megalomania. Siate cordiali, rilassati e pronti ad ascoltare. E soprattutto, guardate il vostro pubblico negli occhi.
L’umorismo e la complicità sono armi molto efficaci per ottenere ciò che si vuole. Invitate i partecipanti a presentarsi se non sono troppo numerosi. Questa fase è molto importante, perché permette a ogni componente di integrarsi nel gruppo.
Menzionate brevemente il tema dell’incontro e l’obiettivo da raggiungere. Non siate troppo esigui, avrete tutto il tempo di rivelare il vostro talento oratorio in seguito. L’obiettivo è quello di preparare la scena e ricordare il motivo per cui vi siete riuniti. Fate una breve pausa per osservare le reazioni e invitate i partecipanti a porre domande prima di passare all’ordine del giorno.
In linea di principio, tutti i partecipanti hanno ricevuto e studiato l’ordine del giorno prima della riunione. Detto questo, è meglio ripassare con loro i punti principali. Le persone di fronte a voi potrebbero essere appena arrivate da un’altra riunione, aver lasciato i figli a scuola o aver preso qualcosa da mangiare. Ora devono concentrarsi sulla loro materia e voi dovete aiutarli a farlo.
Ultimo consiglio, ma non meno importante: richiamate all’ordine i ritardatari e gli scocciatori con un tocco di umorismo o di ironia. In questo modo, farete capire loro che potreste anche essere fermi, rimanendo pur sempre gentili.
