7 conseils pour faire du world café une réunion fructueuse
N°1 : Rappeler la règle du jeu en début de réunion
Après avoir accueilli les participants, l’animateur précise le déroulement du world café.
À savoir : la répartition par groupes de 4 à 5 personnes autour d’une table pour débattre du sujet choisi. Au bout de 15 à 30 minutes maximum, les membres changent de table pour compléter les réflexions des uns et des autres.
Outre l’instauration d’un climat de confiance, le rappel des consignes met en valeur la vocation du world café : la « pollinisation » des idées grâce à des apports additionnels.
7 conseils pour faire du world café une réunion fructueuse
Débattre autrement ! C’est l’idée du world café, une méthode ludique qui vise à faire émerger des propositions dans une ambiance « conversations de café ».
Fondé sur un processus de construction intellectuelle collective, son principe est simple à mettre en place. Mais, ainsi que le rappellent les experts My All Meeting d’Accor, cette méthode exige le respect de certaines consignes.
Après avoir accueilli les participants, l’animateur précise le déroulement du world café.
À savoir : la répartition par groupes de 4 à 5 personnes autour d’une table pour débattre du sujet choisi. Au bout de 15 à 30 minutes maximum, les membres changent de table pour compléter les réflexions des uns et des autres.
Outre l’instauration d’un climat de confiance, le rappel des consignes met en valeur la vocation du world café : la « pollinisation » des idées grâce à des apports additionnels.
Le world café est une pédagogie interactive peu adaptée aux petits groupes. Son dispositif est particulièrement utile pour les rassemblements d’au moins 20 personnes.
Des réunions de 1 200 participants ont été organisées avec succès. Le temps accordé est bien sûr proportionnel au nombre de personnes impliquées.
Le choix du sujet est un élément fondamental. Pour que la réflexion donne des résultats intéressants, celui-ci doit être clair et inciter à l’argumentation.
Une formulation sous forme de question est plus efficace car elle présente l’avantage d’être dynamique et de plonger directement dans l’univers du débat.
Que vous invitiez des dizaines ou centaines de personnes, il est essentiel de créer un environnement attractif – tel un café meeting – qui évoque à la fois simplicité et intimité. Lorsque les participants arrivent, ils doivent savoir immédiatement qu’il ne s’agit pas d’une réunion ordinaire.
L’aménagement se conçoit en tables rondes sur lesquelles se trouvent des feuilles de papier et des stylos. Et un affichage mural doit être prévu pour la synthèse.
Personnage central, l’animateur supervise les débats. Il doit veiller au respect des règles de participation et surtout être capable de reconnaître les réflexions importantes.
À ses côtés, un hôte de table (ou rapporteur) est désigné. Il participe aux échanges mais reste à sa table. Son rôle est de résumer aux nouveaux arrivants les points soulevés pour qu’ils puissent rebondir, créer des associations d’idées et les développer.
Jouer, crayonner, improviser ! Un enjeu du world café est d’inciter les gens à participer et à communiquer leurs idées. L’animateur doit veiller à encourager l’hôte de table et les membres à noter, griffonner, tracer des idées-clés sur les post-it ou les feuilles de papier mis à leur disposition.
Ce travail progressif de discussions trouve son issue dans la phase plénière d’échanges. Elle permet aux participants de prendre connaissance des propositions exprimées et de synthétiser les plus pertinentes. Des perspectives d’actions peuvent ainsi être dégagées.
